Düzeltici eylem Tanım, özellikler ve ilkeler

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

Çok üzücü "QMS" harfleriyle eşleştirilmiş sıkıcı "düzeltici eylemler" gördüğünüzde sayfayı kapatmak için acele etmeyin. Evet, kalite yönetim sistemine sahip şirketlerin çalışanlarının gözündeki can sıkıcılık derecesi konusunda hemfikiriz, ancak işçinin korunması tartışılabilir. Bu arada, KYS, parlak bir geçmişe ve ustaca uygulama araçlarına sahip en etkili ve zamana göre test edilmiş sistemdir. Sistemin temel araçlarından biri düzeltici eylemdir.

Tanımlar ve açıklamalar

Düzeltici faaliyet, bir uygunsuzluğun nedenlerini ortadan kaldırmak için yapılan eylemdir. Bu durumda, anahtar kelime "nedenler" dir. Başka bir deyişle, gelecekte bu tür tutarsızlıkların bir daha yaşanmaması için her şeyin düzeltilmesi gerekiyor.

Uygunsuzluk, belirlenmiş gereksinimlerden sapmadır. KYS'de "hata" gibi kelimelere yer olmadığını ve bunun çok önemli olduğunu unutmayın.temelde. "Hata" ifadesi, suçlunun varlığını ve dolayısıyla uygun cezayı ifade eder.

QMS'de böyle bir şey yoktur ve asla olmayacaktır. Anlamak ve kabul etmek, KYS'yi uygulamada başarının yarısıdır.

Öncelikle her şeyi yerine koyalım.

Prosedür üçlüsü

QMS'deki düzeltici eylem, efsanevi ISO 9000 standardında açıklanan altı zorunlu prosedürden biridir. Bu prosedür diğer ikisiyle yakından ilişkilidir, bu "troyka" birlikte nasıl görünür:

1. Uygun Olmayan Ürün Yönetim Prosedürü.
2. Düzeltici Eylem Prosedürü.
3. Önleyici Eylem Prosedürü.

Basitçe söylemek gerekirse, önce tutarsızlıklar belirlenir ve ardından nedenlerini ortadan kaldırmak için önlemler planlanır ve uygulanır.

Anahtar sorun: "bir şeyi" nerede ararız?

Bir şeyi düzeltmek için önce bu "bir şeyi" bulup düzeltmeniz gerekir. Üretilen ürünlerdeki kusurlar, disiplin ihlalleri, kilit bir müşteriyle iletişimde kabalık, finansal tabloların bozulması, iş yerinde yaralanmaların sayısında artış - birçok uygunsuzluk örneği vardır, bunlar çok çeşitli olabilir şirkete ve konuya göre zararın ölçeği. Ama kağıt üzerinde her şey güzel görünüyor. Aslında olumsuz nitelikteki nesnel üretim olgularını toplamak çok zordur. Genellikle bu, üretimin nüansları ve diğer iç sırlar hakkında hiçbir fikri olmayan bir kalite yönetim temsilcisi tarafından yapılır.

Koleksiyondüzeltici eylemleri planlamak ve uygulamak için gerçek gerçekler sürekli olarak ve çeşitli kaynaklarda gerçekleştirilmelidir: iç denetimde, çalışanlardan gelen raporlar, tüketici şikayetlerinde.

Kendimizi ve erkekleri vurmayacağız

İşte, düzeltici faaliyetlerin etkin yönetimi de dahil olmak üzere mükemmel bir kalite sisteminin uygulanmasının önündeki ana engel. Şirketin bir an önce planlamaya başlaması ve düzeltici aksiyonlar alması için uygunsuzluk bildirim formunu zamanında doldurmanın önemi hakkında çalışanlara seminerler düzenleyebilir ve motivasyon mektupları yazabilirsiniz. İlgiyle dinleyecekler, başlarını sallayacaklar ve hatta ortak amaca katkınız için teşekkür edecekler.

Fakat o zaman en iyi ihtimalle geniş işçi kitlelerinden klasik bir tutarsızlık raporu alma riskiyle karşı karşıya kalırsınız: Her şey düşük ücretlerle ilgili, asıl çelişki bu. Yükselt ve her şey hemen iyi olacak. İşin en ilginç yanı, çoğu insanın böyle bir raporu başarıya samimi bir inançla kalpten yazması.

Ne yapmalı ve nasıl yaşamalı? Öğretin, açıklayın, formu doldurmaya yardımcı olun, ilk yöneticiyle görüşün, böylece raporu önce o yazsın. Yıkayarak değil, yuvarlayarak: Düşünmeli ve çizginize bağlı kalmaya devam etmelisiniz. Mümkün olduğunca açık ve şeffaf olun.

Düzeltici ve önleyici arasındaki fark

KYS danışmanları bile bazen düzeltici ve önleyici faaliyetleri tartışırken ve aralarındaki farkı açıklamakta zorluk çekerler. Bu arada, oldukça basit, fark açık ve oldukça somut. Kendiniz karar verin:

• Basit bir ayar, tutarsızlığı yerinde düzeltmektir. Örnek: hemen kapatılması gereken bir boru patlaması. Bu ayar olacak.
• Düzeltici faaliyet, uygunsuzluk nedenlerinin ortadan kaldırılmasıdır. Boru neden patladı ve bunun olmaması için ne yapılması gerekiyor.
• Önleyici faaliyet, yeni bir hizmet veya ürün tanıtıldığında uygunsuzluğu veya gelişmeyi önlemek için yapılan bir işlemdir. İyi ve çok yaygın bir örnek, şirketin tüm şubelerinden birinde bir uygunsuzluk bulunması durumunda önleyici faaliyette bulunmaktır.

Her şey patlamayan İngiliz bombalarıyla başladı

Geçmiştekiler de dahil olmak üzere birçok düzeltici eylem örneği vardır. Başlangıç, üretimde süreç yaklaşımını ve tüm ISO standartlarını başlatan İngiliz İkinci Dünya Savaşı bomba hikayesiydi.

Bombalar, sevk edilmeden önce bazı İngiliz askeri fabrikalarında sık sık patlamaya başladı (tutarsızlık). Ve diğer fabrikalarda, tam tersine, bombalar patlamadı - başka bir tutarsızlık. Çözüm (düzeltici eylem) Savunma Bakanlığı tarafından bulundu. Her fabrikaya müfettişlerini gönderdi. Artık her üretici, tüm işlemlerin sırasını belirlemek zorundaydı ve kontrolör, işçilerin bunları takip edip etmediğini kontrol etti. Bombalar artık doğru zamanda doğru yerde patladı. Sadece? Evet. Ve harika.

Toyota ve Japon toplam kalite kontrolü

QMS, Toyota'dauzun zamandır Japon kalite modelinin standardı ve genel çalışma ve tartışma konusu olmuştur. Toyota, dünya çapındaki Toyota fabrikalarında kullanılan ünlü çalışma prensipleriyle Japon ekonomik mucizesinin yazarı Edwards Deming'in ana "temeli"dir.

Düzeltici eylemler çalışanın kişiliğine değil davranışlarına odaklanır. Disiplin önlemleri değil, insani gelişme ve problem çözme, bu soru bloğunda Toyota'nın temel değerleridir. Japon yaşam boyu istihdam sistemi, çalışanların en yüksek sorumluluk derecesini üstlenir. Bunun için de insanların sabırlı ve dikkatli çalışması gerekiyor.

Örneğin, bir Japon kurumsal ortamında kabul edilemez olan çalışan gecikmesini ele alalım. Ancak böyle bir kabul edilemezliğin Toyota'daki insanların doğuştan gelen bir özelliği olduğunu düşünüyorsanız, yanılıyorsunuz. İş disiplinini ihlal edenler için beş adımlı net bir düzeltici eylem planı imzalanır. Vazgeçmek son beşinci adımdır ve neredeyse hiç gelmeyen bir adımdır.

Toyota'nın tarifi: kurumsal disiplini ihlal edenler için beş adım

1. İlk adım, liderden tercihen bir şaka veya çalar saat satın alma tavsiyesi şeklinde basit bir hatırlatmadır. Bu eylem düzeltici bir eylem değildir.
2. Gecikme yılda dört veya daha fazla kez devam ederse, ilk düzeltici eylem yazılı bir hatırlatma şeklinde yapılır. Çalışan durumu düzeltmek için ne yapacağını yazmalıdır.
3. Aynı çalışan bir sonraki yıl içinde en az iki kez geç kalırsa üst yetkililerin katılımıyla disiplin toplantısı yapılacaktır. Bu tür düzeltici faaliyetlerin amacı, işçinin mümkün olduğunca bir çözüm bulmasına yardımcı olmak ve dikkat, talihsiz kişinin şirketin kendisinden ne beklediğinin farkında olduğundan emin olmaktır. Önceki aşamanın düzeltici eylemlerinin analizi gerçekleştirilir. Bu toplantıda, suçlunun avukatı olarak görev yapan personel departmanının bir temsilcisi her zaman hazır bulunur.
4. Önümüzdeki yıl içinde iki gecikme olursa, çalışana son bir karar vermesi ve komisyona bir mektup yazması için izin verilir. Komisyon bir çalışanı Toyota'da tutmaya karar verirse, ona bu gün izin verir.
5. Çalışanın artık dört yıllık "denetim" süresi var. Bu yıllarda bir gecikme bile olursa komisyon işçinin kovulmasını önerir.

Toyota'da bu tür işten çıkarmaların son derece nadir olduğu unutulmamalıdır. Genellikle, her şey düzeltici eylemlerin önceki aşamalarında çözülür.

Ateş edebilirsin. Sadece dikkatli ol

"Toyota"nın ilkeleri burada da uygulanabilir. Bunu düşünürseniz, tutarsızlıkların analizi ve yetkin düzeltici eylem arayışı, nedenleri bulmak için yaklaşık olarak aynı şemadır.

Düzenleyici bir belge olmaması ve çalışanların eylemleri nasıl gerçekleştireceklerini bilmemeleri nedeniyle uyumsuzluk meydana gelebilir. Düzeltici eylem, bir talimatın veyaoperasyon emriyle ilgili muhtıra.

Uymamanın başka bir nedeni, eğitim veya çalışma talimatlarının olmaması olabilir. Kurallar ve prosedürler var ama kimse onları çalışanın dikkatine sunmadı.

Ve şimdi üçüncü seçenek: Bir prosedür var ve eğitim yapıldı ve bir kez daha hatırlatıldı. Evet ama işçi ihmalkar ve çalışmak istemiyor. İşte kovulması gereken yer burası, bu zorlu bir düzeltici eylem olacak. Bu kararın KYS'ye ve Toyota'nın ilkelerine uygun olduğunu kanıtlamak artık gerekli değildir. Ve boş bir pozisyon için yeni bir çalışan seçerken ve işe alırken hataların tekrarlanmaması için, işten çıkarma durumu dikkate alınarak işe alım departmanında bir boşluk için gereksinimlerin açıklaması yazılmalıdır.

Nizhny Novgorod "elmas" sistemi: sıfır kusur

İlk başta kusur oranı %65,9 idi. KYS ilkelerinin başarılı bir Rus uygulamasına ünlü bir örnek. "Diamonds", Nizhny Novgorod Bölgesi'ndeki Pavlovo kasabasındaki küçük "Instrum-Rand" fabrikasında icat edilen ve uygulanan benzersiz bir yazma sisteminin adıdır.

Tesis, önceden doğrulama yapılmadan Avrupa ve ABD'den satın alınan pnömatik aletler üretmektedir. Instrument-Rand, Mercedes-Benz'in mühendislik denetimini geçen tek Rus şirketidir. Doğal olarak, ekip bu seviyeye uzun ve zor gitti.

En başından beri, herhangi bir kusurun ancak nasıl olduğu hakkında dürüst ve kapsamlı bilgi varsa ele alınabileceği açıktı. Sadece bu durumda, kusurun nedenini ortadan kaldırmak için uygunsuzlukları ve düzeltici eylemleri doğru bir şekilde belirlemek mümkün olmuştur. Başka bir deyişle, acelesi olmayan işçilerden samimi itiraflara ihtiyaç vardı. Bir ikramiyeyi kaybetme veya cezalandırılma korkusu kalıcı ve yaygındı.

O zaman, "elmas" içeren bir sistem icat edildi ve uygulandı, bunlar … kusurlu parçalardı. Evlilik hakkında bilgi verilmesi olumlu bir gelişmeydi, bundan dolayı kimse cezalandırılmadı. Aksine, en uygun ve doğru düzeltici eylemi birlikte bulmak için ekipte herhangi bir tutarsızlık tartışıldı. "Elmaslar" için bir müzede olduğu gibi özel masalar kurdular. Nizhny Novgorod çalışanlarının psikolojisi bu şekilde değişti ve Tool-Rand toplam kalite yönetiminin doruklarına yükselmeye başladı.

Sonuç

Sabır, klişelerden özgürlük, standartların tarihi hakkında iyi bir bilgi ve mükemmel iletişim becerileri, şirketi ileriye taşımak için en iddialı planları gerçekleştirmek için oldukça ulaşılabilir niteliklerdir.

İş literatüründe ve Web'de birçok yeni yönetim modeli var: bazıları egzotik isimlerle, bazıları görünüşte alışılmadık yaklaşımlarla. Sadece çoğu klasik dolgulu yeni şeker ambalajlarına benziyor.

QMS, düzeltici faaliyet sistemiyle hiç kimseyi yarı yolda bırakmadı. Basit ve ustaca onu tanımlamak için en uygun iki kelime.