Muhasebede birincil dokümantasyon nedir? Doldurma tanımı, türleri, özellikleri ve gereksinimleri

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

Herhangi bir işletmenin muhasebesi, birincil raporlamayla ilgilenir. Muhasebedeki birincil belgelerin listesi birkaç zorunlu belge içerir. Her biri iş sürecinin aşamalarıyla ilgilidir. Kuruluşun çalışanları "1C: Muhasebe" de birincil belgeleri tutmazsa, şirket somut yaptırımlarla karşı karşıya kalacaktır.

Bu nedir?

Muhasebede birincil belgeler için muhasebe birinci önceliktir. Bu doğrultuda yürütülen tüm faaliyetler, "Muhasebe Üzerine" Federal Yasa ile düzenlenir. Bu nedenle, dokuzuncu bölümün ilk paragrafında, şirketin ticari faaliyetlerinin çeşitli bölümlerini yansıtan yönetim tarafından doğru bir şekilde yürütülen ve onaylanan herhangi bir belgenin birincil belge olarak adlandırılabileceği söylenmektedir. Bu arada, bu bölümlerin adı:

• Sunulan mal veya hizmetler için para almakkurumsal;
• Alınan mallar ve malzemeler için para transferi.

Böylece, muhasebedeki zorunlu birincil belgeler listesine ek olarak, bir tane daha var. Genellikle şirket yönetiminin talebi üzerine derlenir. Ve içine mali temeli olmayan karşılıklı denkleştirmeler hakkında bilgi içeren formlar giriyorlar.

Muhasebede birincil belgelerle çalışmanın özellikleri

Dikkat etmeniz gereken ilk şey, tüm "birincil" formların para transferi ile ilişkilendirilmesi gerektiğidir. Bu nedenle belge almak için vekaletnameyi bu listeye eklememelisiniz.

Bu tür kağıtların saklanması, imza tarihinden itibaren en az beş yıl süreyle gerçekleştirilir. Vergi denetimleri sırasında, müfettiş bir ila üç yıllık bir süre için birincil belgeler talep eder. Böylece daha uzun süreli olan kağıtlar saklanmak üzere arşive gönderilebilir. Beş yıl sonra tamamen atılabilirler. "Birincil" imha, şirketin iç tüzüğüne ve ülke mevzuatına uygun olarak gerçekleştirilir. Bu prosedür oldukça karmaşık ve zaman alıcıdır. Bu nedenle birçok işletme muhasebe departmanında yer olduğu sürece “birincil”i elinde tutmaktadır. Rusya'da arşivdeki kağıtların saklanma süresi hiçbir şekilde sınırlı değildir.

Liste

Muhasebede birincil belgelerin ne olduğunu anlamak için, ne tür belgeler içerdiğini bilmeniz gerekir. Unutulmamalıdır ki konuşmafonların hareketi ile ilgili kağıtlar hakkındadır. Muhasebede birincil belgelere dahil edilenlerin listesi:

1. Sözleşme.
2. Ödeme için fatura.
3. Nakit ve satış makbuzları.
4. Katı raporlama formları.
5. Elçiler.
6. Faturalar.

Bu birincil belgelerin her biri hakkında daha fazla bilgi aşağıdaki paragraflarda verilmiştir.

Anlaşma

Bu madde, muhasebe departmanı çalışanları arasında çok fazla tartışmaya neden oluyor. Gerçek şu ki, muhasebe bölümündeki birincil belgeler her durumda saklanmalıdır, ancak sözleşmeler bazen avukatlarla ve hatta personel bölümünde sona ermektedir. Ama madalyonun bir de diğer yüzü var. Sonuçta, nakit akışlarının hareketi ile ilgili işlemin temeli sözleşmedir.

Fatura

Bu form, muhasebe departmanındaki birincil belgelere atıfta bulunur. Hesap nedir, iş sürecindeki her katılımcı bilir. Aslında, bu belge alınan mal veya hizmetler için fon transferinin temelidir. Taraflardan birinin hesabı kabul etmesi, işlemi zımnen kabul ettiği anlamına gelir. Ayrıca daha önceki bir anlaşmayla ilgili bilgileri de içerebilir. Fatura sadece bu verileri değil, aynı zamanda bu ihtiyaç durumunda fonların iadesi prosedürünü de içerir.

Konsinye notu

Bu makale, muhasebedeki birincil belgelerin en parlak temsilcilerinden biridir. Mesele şu ki, içindealıcıya gönderilen malların tam listesini gösterir. Bu durumda hem bitmiş ürünlerden hem de hammaddelerden bahsediyoruz. Sınırsız sayıda nüsha halinde bir sevk irsaliyesi düzenlenir. Bu anın net bir düzenlemesi yok ve aslında sadece kaç kişinin bu tür belgelere ihtiyacı olduğuna bağlı. Yani, işlemde kaç katılımcı varsa, o kadar çok kopya sağlanmalıdır. Sadece sorumlu kişinin imzasının imzalandığı formların geçerli olduğunu hatırlamakta fayda var. Bu durumda mühür veya damga gerekli değildir.

Kabul-devir

Bu departmanın sıradan çalışanları, muhasebe departmanındaki birincil belgelerin işlenmesiyle ilgilenmektedir. Çoğu zaman, destekleyici bir belge olarak gerçekleştirilen çalışma sertifikaları (hizmetler) alırlar. Bu belge, adından da anlaşılacağı gibi, hizmetlerin sağlanmasından veya işlerin yapılmasından sonra hazırlanır. İki taraflı imzalanan kabul ve devir sözleşmesi geçerli sayılır. Karşı taraflardan birinin belgeyi onaylamayı reddettiği zamanlar vardır. Bu durumda, form sadece bir tarafça, ancak imzalanırken gözlemcilerin hazır bulunması şartıyla tasdik edilebilir. Temel bilgilere ek olarak, kabul ve aktarım eylemi, açıklayıcı veya açıklayıcı nitelikte verileri içerebilir. Kural olarak, özel olarak oluşturulmuş bir tabloya girilir. Kaşe onayı ile ilgili olarak her zaman memnuniyetle karşılanır, ancak baskı yoksa bu, kağıdı geçersiz kılmaz. Muhasebede birincil belgeleri korurken, sabit varlıkların hareketini yansıtan bir eylem olduğunu belirtmekte fayda var.işletmeler de birincil belgeler listesine dahil edilmelidir.

Bordro

Bu tür birincil belgeler, kuruluş ve çalışanları arasındaki fon hareketini yansıtır. Temel ücret tutarına ek olarak, tüm ikramiye ve tazminatları içerir. Bu durumda baş muhasebeci, işletme başkanı ile birlikte beyanın tanığı olarak hareket eder. Belgenin geçerli olabilmesi ve yürürlüğe girebilmesi için kaşelenmesi gerekir. Bu yapılmazsa, form geçersiz sayılabilir. Yukarıdaki iki belgede bu mührün isteğe bağlı olduğunu belirtmekte fayda var.

Nakit belgeler

Bu liste şu formları içerir:

• makbuz siparişi,
• ödeme notu,
• nakit defteri.

Bu birincil belgeler, fonların hareketiyle ilgili en eksiksiz bilgileri içerir. Nakit varantlar birkaç türe ayrılır. Bu nedenle, muhasebe çalışmalarında en sık KO-1, KO-2 ve KO-4 kullanılır. Örgütün ekonomik yaşamının tüm gerçeklerini yansıtırlar. Bu nedenle, bir vergi denetimi sırasında, müfettişler onlar hakkında en seçicidir. Bu tiplere ek olarak KO-3 ve KO-5 formları da bulunmaktadır. Üçüncüsü, nakit siparişlerin kaydıdır ve beşincisi, işletmedeki nakit hareketini dikkate alır. Kural olarak, müfettişler bu tür birincil belgelere çok daha az dikkat ederler. Saklama ve kayıt işlemlerine gelince, bu işlemlergenel prosedüre uygun olarak gerçekleştirilir.

İşlemin aşamasına bağlı olarak ayırma

Herhangi bir işlem üç aşamaya ayrılır. Ve her birinin belirli belgeleri var.

Birincisi, taraflar her zaman işlemin şartları üzerinde anlaşırlar. Bu noktada bir anlaşma yapar ve ödeme için fatura düzenlerler. Bundan sonra, taraflardan biri talep üzerine katkıda bulunur. Ve bunu desteklemek için, ödeyici destekleyici belgeler sağlamakla yükümlüdür. Fonlar cari hesaptan gönderildiyse, bir ekstre sunulmalıdır. Ödeme nakit olarak yapılıyorsa, kasiyer çekleri, kesin raporlama formları veya makbuzlar sunularak onay yapılır. Herhangi bir işlemin son aşaması, ücretli mal veya hizmetlerin sağlanmasıdır. Bu an, çeşitli ürün türlerinden bahsediyorsak, yapılan bir iş (hizmetler) veya bir sevk irsaliyesi ile onaylanmalıdır.

Gereksinimleri doldurun

Doğru iş akışı için, yalnızca muhasebedeki birincil belgelerin ne olduğunu bilmek yeterli değildir. Doldurmak için temel gereksinimleri dikkate almak önemlidir. Her şeyden önce, her formun kendi adı olmalıdır. Ayrıca, belgenin derleyicisi, bu raporların oluşturulma tarihini ve işletmenin adını belirtmekle yükümlüdür. Bir işletme, bir tedarikçiyi, yükleniciyi veya alıcıyı ifade eder. Banka detayları,yetkililerin baş harfleri ve işlemin adı da muhasebe bölümündeki birincil belgelerin ayrı sütunlarında görüntülenir. Herkes işlemin adının ne olduğunu biliyor, sadece bu değerin nicel olarak ifade edilmesi gerektiğini unutmayın. Bu tür kağıtların hazırlanmasındaki son an, sorumlu kişilerin imzası ve mührüdür.

Düzenleme

Çok sayıda belgeyle uğraşırken çalışanlar genellikle hata yapar. Kanunla belirlenen kurallara uygun olarak düzeltilmelidirler. İki tür düzenleme vardır:

1. Sıkı sorumluluk için. Formda küçük bir düzeltme yapılması gerekiyorsa, sorumlu kişi yanlış satırı ince bir çizgi ile çizmek ve üzerine doğru girişi belirtmekle yükümlüdür. Kağıt üzerinde yapılan değişikliklerin doğruluğunu teyit etmek için "Düzeltildi" yazılması ve forma bir görevlinin imzası ve mührü ile tasdik edilmesi gerekmektedir. Belge noktasal olarak düzeltilemezse, sorumlu kişi yanlış hazırlanmış formu köşeden köşeye ince kırmızı bir çizgi ile çizmekle yükümlüdür. Ayrıca "İptal edildi" olarak işaretlenmelidir. Doğru örneği oluşturduktan sonra hatalı olanın yok edilmesi yasaktır.
2. Kesin olmayan belgeler için. Bu durumda hasarlı form imha edilir ve doğru bilgilerin olduğu bir kağıt oluşturulur.

Üst çizgilerin yalnızca çok ince bir çizgiyle yapılması gerektiğini bilmeye değer. eğer bir çalışanmetnin üzerini okunamayacak şekilde çiziyor, bu çok büyük bir hata.