Muhasebede birincil belgelerin saklama koşulları ve süresi

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

Uygulamanın gösterdiği gibi, neredeyse tüm modern yerli işletmelerde, en büyük miktarda belge muhasebe tarafından oluşturulur. Tabii ki, bu anlaşılabilir bir durum: bu departmanda parayla çalışıyorlar ve bu tür her işlemin resmi olarak kağıda sabitlenmesi gerekiyor. Ek olarak, birincil belgeleri bir kuruluşta saklama terimi yasal olarak kurulmuştur, bu da “kağıt parçalarından” kurtulmanın böyle çalışmayacağı anlamına gelir, onları en az birkaç yıl saklamanız gerekecek ve ancak o zaman onları yok et. Bu arada, atık kağıttan kurtulma süreci de kolay değil, bir takım kendine has özellikleri var. Tüm bunlar hakkında - daha fazlası.

Belgeler, belgeler…

Üreten belge miktarı hakkında istatistik verirseniz, hemen hemen tüm modern yerli işletmelerde muhasebenin kağıt belgelerin %80-90'ının kaynağı olduğu ortaya çıkıyor. Sadece tutulmaları gerekmiyor. Kısıtlamalar, yalnızca birincil muhasebe belgeleri için doğru minimum saklama süresinin ne olduğunu belirlemekle kalmaz (genelliklebeş yıldan on yıla kadar), aynı zamanda bu nesnelerin olması gereken koşullar. Aynı zamanda, geçici depolama ve kalıcı için belgelere bölünme olduğu da unutulmamalıdır.

Ancak, uygulamanın gösterdiği gibi, her şirketin yöneticisi birincil belgelerin saklama koşullarının inceliklerini anlamakla ilgilenmez. Kendinizi baş ağrısından kurtarmak için uzman arşiv şirketlerinin hizmetlerinden yararlanabilirsiniz. Böyle bir şirkette ne tür belgelerin ne kadar süreyle, hangi koşullarda, hangi kurallarla saklanması gerektiğini tam olarak bilirler. Ek olarak, böyle bir kuruluş, son tarihler sona erdiğinde depolama ile emanet edilen belgeleri imha etme teknik kapasitesine sahiptir. Gerçekten uygun, ancak paraya mal oluyor. Paradan tasarruf etmek istiyorsanız, arşiv için özel bir oda ayırmanız ve bir kuruluşta birincil muhasebe belgelerinin saklanması için yasal sürenin ne olduğunu anlamanız gerekir.

İstiyorum - istemiyorum

Bu arada sorun sıfırdan kaynaklanmıyor. Mevcut yasalar, birincil muhasebe belgelerinin saklama şartlarını belirler ve herhangi bir işletmede bunlara uyulması gerekir. Mevzuattan, faaliyet gösteren herhangi bir tüzel kişiye belgeleri koruma yükümlülüğünün verildiği sonucu çıkar. Bu, faaliyet biçiminin önemli olmadığı anlamına gelir - ister tek başına iş yapan özel bir girişimci isterse büyük bir endişe olsun, yine de mali tabloların ve diğer belgelerin saklanmasıyla ilgilenmeniz gerekir. Hukuk okumak önemlielektronik birincil belgelerin, kağıtların saklanması için belirlenen süreler, böylece yüklenici ile bir çelişki olması durumunda veya kontrol makamı tarafından doğrulama sırasında rahatsız edici bir durumda olmayacaksınız. Ayrıca, yasal zaman aralıklarına uyulmaması, denetim sırasında önemli bir para cezasına neden olabilir. Mevcut mevzuat, birincil muhasebe belgelerinin minimum saklama süresini düzenleyen düzenlemeleri içermektedir. İşin güvenli olması önemlidir ve ülkemizde iş yapmak yasallık ve yerleşik kurallara uygunluk ile ayırt edilir.

Ekim 2004'te kabul edilen 125. federal yasa, elektronik birincil belgeler, kağıt belgeler için saklama süresi hakkında bilgi verir. Adından yola çıkarak, arşivlere ve işlerin doğru yürütülmesine adanmıştır. Bu resmi belgede muhasebe departmanı tarafından üretilen resmi evrakların saklanmasının özellikleri dikkate alınmaktadır. Burada, geçici ve kalıcı depolama belgeleri arasında ayrım yapmanızı sağlayan özelliklerin yanı sıra belirli bir kağıt türüne özgü terimleri bulabilirsiniz.

Kimler için geçerlidir?

Birincil belgeler için minimum saklama sürelerine uyma yükümlülükleri şuraya atanır:

• yerel yönetimler;
• devlet kurumları;
• girişimciler;
• işletmeler;
• iş yapan kişiler.

Personel ile ilgili olanlar da dahil olmak üzere, arşiv belgeleriyle ilgili olarak yasaya uyulmalıdır. Tümkanun kağıtlarında belirtilen süreler güvenli bir yerde olmalıdır. Federal yasalara ek olarak, birincil belgelerin ve muhasebe kayıtlarının saklanma koşullarının özellikleri, hem bir bütün olarak ülke topraklarında hem de her bir bölgede yürürlükte olan bir dizi düzenleyici belgede etkilenir. Ancak en önemli belge, yukarıda bahsedilen ve muhasebe evraklarının saklanma süresini düzenleyen belgelerin tam bir listesini sağlayan 125. yasadır.

129 Sayılı Kanun

1996'da, muhasebenin özellikleri hakkında bir federal yasa çıkarıldı. Muhasebenin belgelerini kağıt üzerinde ve çeşitli makine araçlarını kullanarak oluşturabileceğini belirtir. Aynı zamanda, şirket, operasyonlardaki tüm katılımcıların kendileriyle ilgili verilere erişebilmesi için belgelerin kağıt üzerindeki kopyalarını kendi başına yapmalıdır. Düzenleyici makam belgelere erişim talep ederse, şirket temsilcilerinin belgeyi sağlaması gerekir. Hem savcılar hem de mahkeme temsilcileri bunu yapma hakkına sahiptir.

Oluşturulması, birincil muhasebe belgelerinin saklama sürelerine uygun olarak saklanması, talep üzerine sağlanması, yasal düzenlemelerde oluşturulan formlara uygun olmalıdır. Belgeler talep eden kişiye kağıt olarak gönderilmelidir. Çalışmada kullanılan makinelerin yetenekleri buna izin veriyorsa, tüm katılımcılar kabul ederse, raporlama elektronik ortamda gönderilebilir. Yürürlükteki yasalarımız tarafından da izin verilmektedir.ülkeler.

Kurallara uy

129. federal yasa, birincil muhasebe belgelerinin saklama şartlarına uyma zorunluluğundan bahseder. Özellikle, Madde 17, herhangi bir tüzel kişinin, kayıtlar ve raporlar da dahil olmak üzere, bu tür belgeleri hatasız tutması gerektiğini belirtmektedir. Zaman aralığının süresi, eyalet düzeyinde arşivlemeyi yöneten kurallarla belirlenir. Bu sürenin süresi 5 yıldan az olamaz.

Muhasebe politikasını ve diğer bazı kategorileri (bilgi işleyen makinelerde kullanılan programlar, çalışma hesap planı) düzenleyen belgeler için birincil belgelerin özel bir saklama süresi belirlenir. Elbette burada da süre beş yıldır (bazı durumlarda bu süre daha uzun olarak belirlenebilir), ancak süre bu belgenin işletmede en son kullanıldığı andan itibaren sayılmaya başlar. Bir tüzel kişiliğin başkanı, kanunen, gerekli tüm belgeleri zaman aralıklarına uygun olarak saklamaktan sorumlu olan kişidir. Bu, herhangi bir eğitimli ve sorumlu patronun, şirketteki durumu kendi kontrolü altında tutmak istiyorsa, muhasebe departmanındaki birincil belgelerin saklanma süresini bilmesi gerektiği anlamına gelir.

Uygulamanın gösterdiği gibi, birçok kuruluş düzenli olarak resmi belgelerin bir envanterini yürütür ve yerel yönetmelikler, belgelerin saklanmasından sorumlu kişileri belirler ve bu kişiler, uygunluğu izlerken denetim yetkililerinin fiilen etkileşimde bulunduğu kişilerdir.arşivleme kuralları.

Yaratma ve saklama: hepsi kurallara göre

Mevcut mevzuata göre, muhasebeciler hem birincil belgeleri hem de özet belgeleri yalnızca kağıt üzerinde değil, elektronik ortamda da oluşturabilirler; Aynı zamanda, kağıt kopya oluşturma yükümlülüğü tüzel kişiye devredilir ve ilgili kişinin, muayene kuruluşunun talebi üzerine, şirket, kağıt belgeleri mümkün olan en kısa sürede adrese göndermekle yükümlüdür. Derleme ve depolama, mevcut düzenleyici düzenlemeler tarafından belirlenen biçimde gerçekleştirilmelidir.

Muhasebe departmanında birincil belgelerin saklanma süresi hakkında, bu sürecin sırası, herhangi bir işletmenin çalışması sırasında oluşturulan tipik yönetim kağıtlarını dikkate alan belgelerin listesini anlatır. Bunlar, 2010 yılında Maliye Bakanlığı ve Federal Arşivler tarafından onaylanan bir belgeyle kuruldu. Ayrıca, ülkemizin her vatandaşının dört yıl boyunca muhasebe kayıtlarının tutulmasından sorumlu olduğunu düzenleyen Vergi Kanunu'nun gerekliliklerini dikkate almak gerekir. Bu, harcamaların, gelirin muhasebeleştirilmesi ve ayrıca vergilerin ödenmesinin onaylanmasıyla ilgili belgeler için geçerlidir.

Her şey hakkında akıllı ol

Sürecin birincil muhasebe belgelerinin saklanması şartlarına uygun olarak doğru organizasyonu, profesyonel bir yaklaşımı, muhasebe belgelerinden sorumlu personelin katılımını, iş sürecinin organizasyonu hakkında arşiv bilgilerinin işlenmesini içerir. Şu anda neredeyse hiç yer yokarşivleme konusunda uzmanlaşmış eğitim, bu nedenle gerçekten yüksek kaliteli bir uzman bulmak genellikle zordur. Öte yandan, ilerici mevzuat, birincil muhasebe belgelerinin saklama sürelerine uyulmasını gerektirir, aksi takdirde kategorik olarak hoş olmayan para cezaları ile karşılaşabilirsiniz. Yeterince hacimli bir belge akışı için en iyi seçenek, şirket kadrosunda arşiv depolamadan sorumlu bir bölüm oluşturmak ve iç kaynaklarla belgelemeden sorumlu personelin düzenli eğitimini sağlamaktır. Bu, yasalarda tesis edilen yenilikleri kontrol altında tutacak ve tüm gerekliliklere uyum sağlayacaktır.

Ayrıca birincil belgelerin saklama süresini dikkate almanıza ve iş faaliyetlerinizde buna uymanıza izin veren alternatif bir seçenek, müşterinin belgelerini koruma yükümlülüğünü üstlenen bir aracıyla işbirliği yapmaktır. Ancak kendinize bir arşiv firması seçmek de kolay bir iş değil. Güvenilir bir şirkete tercih vermek ve şirketin kapanıp binanın yanmasından endişe etmemek için mevcut tüm seçenekleri dikkatlice analiz etmek gerekir.

Bazı belge türlerini saklama özellikleri

Mevcut mevzuattan da anlaşılacağı gibi, birincil belgelerin yanı sıra kayıtlar, raporlama ve bilançolar arşive aktarılmalıdır. Tüm bu resmi belge kategorileri, arşive gönderilene kadar, tüzel kişilik iken muhasebe tesislerinde tutulmalıdır.kağıtların güvenliği için tüm koşulları sağlamakla yükümlüdür: dolaplar kapalı olmalı, yangın ve diğer güvenliklere dikkat edilmelidir. İşletme içinde, belgelerin güvenliğinden sorumlu bir kişi özel bir belge ile atanır.

Şirket sıkı raporlama formları kullanıyorsa, yasalara göre bu belgeler kasada veya özel bir dolapta, kapalı bir odada ve belgelerin güvenliğini garanti eden bir odada tutulmalıdır. Elle işlenen mevcut zaman periyodunun birincil belgeleri, daha sonra kalıcı depolama için arşive gönderilen kayıtlarda kronolojik olarak toplanmalıdır.

Başka nelere dikkat etmeli?

Banka hesap özetlerini, nakit siparişleri ve avans raporlarını saklarken, tüm belgeler kronolojik olarak tutulmalı ve ortak sistematik depolama için bağlı olmalıdır. Bazı belirli belge kategorileri (vardiya raporları, iş emirleri) bağlayıcı olmadan saklanabilir, ancak hiçbir şeyin kaybolmaması veya dürüst olmayan amaçlarla kullanılmaması için klasörlerde dosyalanabilir.

Belgelerin güvenliği ve arşive zamanında gönderilmesi öncelikle baş muhasebecinin sorumluluğundadır, ancak gerekirse yerel düzenlemeler yetki devrini başka bir kişiye devredebilir. Birincil belgelerin, raporlamanın, bilançoların düzenlenmesi, yalnızca bazı durumlarda baş muhasebeciden resmi bir emir varsa mümkündür. Genel olarak, yapısal bölümlerin muhasebe belgelerine erişimi yoktur. Belgelere el konulması mümkündüryalnızca soruşturma kurumları, mahkeme veya yasa uyarınca uygun yetkilere sahip diğer makamlardan özel bir talep olması durumunda. Bu durumda, kanuna uygun olarak hazırlanmış resmi bir kararın sunulması gerekmektedir. Geri çekilirken, bir kopyası kuruluş temsilcisine imza karşılığı aktarılan bir protokol düzenlenmesi gerekir.

Birincil belgeler için saklama süresi aşağıdaki tabloda gösterilmektedir.

İş akışının özellikleri

"Belge akışı" terimi, belgenin oluşturulduğu andan arşiv işine aktarılmasına kadar olan hareketle ilişkili bir dizi faktöre uygulanır. Bazı işletmelerde bir belge yönetimi uzmanına devredilmesine rağmen, bir programın geliştirilmesi baş muhasebecinin sorumluluğundadır. Bununla birlikte, uygulamanın gösterdiği gibi, en doğru olanı, böyle bir programın kuruluşun muhasebe politikasına dahil edilmesidir ve daha sonra şirketin baş yetkilisi tarafından imzalanan özel olarak verilen bir emirle onaylanır.

Zamanın yardımıyla, kurumsal süreçleri uyumlu hale getirebilir ve kuruluştaki planlama görevini basitleştirebilirsiniz. Birincil dokümantasyon için iş akışı çizelgesi, icracıların bir listesi, evrakların muhasebe departmanına gönderilmesi gereken zaman aralıkları ve muhasebecilerin bunları işlediği zaman çerçevesidir. Bilançolar da dahil olmak üzere raporlama dönemlerini açıkladığınızdan emin olun. Çoğu zaman, muhasebe politikası, birincil belgeler için saklama sürelerinin düzenlenmesini içerir ve bu süre veyakanunla belirlenene eşit veya şirketin faaliyetlerinin özellikleri gerektiriyorsa daha yüksek olarak belirlenir. Yıla ait rapor sunulduğunda, dokümantasyon öngörülen şekilde hazırlanır ve arşiv deposuna aktarılır. Aynı zamanda, gelecekte depolama için aktarılan hacimden faydalı verilerin çıkarılması gerekebileceği de dikkate alınır. Bunun için, gruplandırma içerikle açıklanırken vakaları klasörlere bölmek gelenekseldir. Her klasöre alakalı bir başlık atadığınızdan emin olun.

Kasa saklama özellikleri

Yukarıda belirtildiği gibi, işletmenin faaliyetleri sırasında oluşturulan tüm belgeler, geçici depolamaya yönelik ve kalıcı olanlara bölünmüştür. Belgeleri arşive aktarırken, aynı klasörlerde resmi evrakları karıştırmadan bu kategorilerin her birini ayrı ayrı teslim etmek gerekir. Bu durumda, kopyalar orijinallerden ayrı tutulmalıdır. Ayrıca, ayrı klasörlerde, raporları gösteren belgeleri, yıl ve çeyrekler için aylar için planları sıralamanız gerekecektir. Bir dosya tek bir belge parçası içermelidir.

Bir vakayı gruplamak için bir dönemde (çeyrek, yıl, ay) oluşturulan belgeleri kullanabilirsiniz. Bunun istisnası, sözde geçici kategorilerdir - örneğin, kapanması takvim yılı ile aynı zamana denk gelmeyen kişisel dosyalar. Dosya birkaç ay boyunca oluşturulmuş belgeler içeriyorsa, her ayı diğerlerinden özel bir sayfa ile ayırmak ve onu takip eden bloğun hangi dönemi belgelediğini sabitlemek gerekir. Bu durumda, 250 sayfaya kadar tek bir kasada gruplandırmaya izin verilir. Klasör kalınlığı 4 cm veya daha az olabilir.

Başka nelere dikkat etmeli?

Arşivleme kurallarından da anlaşılacağı gibi, belgelerin ekleri varsa, bunlar (tam olarak ne zaman derlendiklerine bakılmaksızın) eşlik ettikleri belgelere eklenmelidir. Genel olarak, muhasebe belgelerinin arşiv sırası çok önemlidir, bu nedenle kesinlikle uyulmalıdır. Kural olarak, önce beyanlar, ardından açıklayıcı notlar, ardından bilanço, ekli belgelerle desteklenir.

Şirket çalışanlarının kişisel hesaplarının depolanmasını düzenlerken, bunun için belgelerin sıkı bir kronoloji ile yıllara göre düzenlendiği ayrı bir dava tahsis etmek gerekir. Yıllık yazışmalar, takvim yılını gösteren klasörler halinde oluşturulmakta ve ayrıca tarihlere göre sistematize edilmektedir. Her isteğin ardından bir yanıt gelmelidir.

Bazı Özellikler

Vergi Kanununda belirtilen saklama süreleri, muhasebe faaliyetlerini düzenleyen kanunlarda belirtilenlerden farklı olabilir. Böyle bir tutarsızlık gözlemlenirken, her şeyden önce, daha uzun bir süre gözlemlenmesi önerilir - bu, gerekirse, mevcut kurallardan birine göre son tarih olsa bile, belgelere atıfta bulunulmasına, kullanılmasına izin verecektir. zaten süresi doldu. Ayrıca, müfettişlerin şikayet edecek hiçbir şeyleri olmayacak. 2000 yılında yayınlanan ve saklama süresini gösteren özel bir listeyi de hatırlamak gerekir.bazı özel belge grupları. Bu liste düzenli olarak güncellenir ve tamamlanır, bu nedenle işletmenin baş muhasebecisi ve belge yönetiminden sorumlu departman güncel bilgileri takip etmelidir.

Depolama koşulları ihlal edilmişse, güvenlik konusu öncelikle baş muhasebecinin sorumluluğunda olmasına rağmen, bunun sorumluluğu şirket başkanına aittir. Sipariş, saklama süresi ihlal edilirse şirket para cezasına çarptırılır. Bir yetkili için ceza genellikle iki ila üç bin ruble arasında değişir. Ancak birincil belgeler hiç saklanmazsa, beş bin ruble veya daha fazla para cezası ile cezalandırılabilirler.