Nakit belgeler: kayıt, doğrulama, depolama. Birincil nakit belgelerin verilmesi prosedürü

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

Nakit belgeler, bir tüzel kişinin veya bireysel bir girişimcinin fonlarının hareketi ile bağlantılı olarak hazırlanan belgelerdir. Formları Devlet İstatistik Komitesi tarafından onaylanır. İşletmelerin kullanabileceği nakit belgeleri daha ayrıntılı olarak ele alalım.

Siparişler

Birincil nakit belgeler görevi görürler. Siparişler gelen veya giden olabilir. Birincisi nakit alındığında uygulanır. Bir muhasebe memuru tarafından bir nüsha olarak bir makbuz emri düzenlenir ve Ch tarafından imzalanır. bir muhasebeci veya buna yetkili bir memur. Sorumlu yetkililerin yokluğunda, tüzel kişiliğin başkanı veya bireysel girişimcinin kendisi birincil nakit belgeleri onaylayabilir. Kredi talimatı makbuzu, yetkili kişiler (muhasebeci ve kasiyer) tarafından imzalanmalı ve bir damga (mühür) ile onaylanmalıdır. Ayrıca ilgili dergide tescil edilir. Makbuz parayı yatıran kişiye verilir. Makbuz siparişinin kendisi kasada kalır. Nakit verilirken harcama kağıdı doldurulur. İşletmenin hem geleneksel bilgi işleme yöntemlerini hem de BT araçlarını kullanması durumunda nakit belgelerin derlendiği söylenmelidir. Gelen sipariş gibi giden bir sipariş 1 kopya halinde verilir. Ayrıca yetkili kişiler tarafından onaylanmalı ve uygun dergiye kaydedilmelidir.

Doldurma

Yukarıda bahsedilen nakit belgeler nasıl düzenlenir? Doldurma şu şekilde yapılır:

1. "Temel" satırı, bir ticari işlemi ifade eder.
2. "Dahil" sütununa KDV tutarı girilir. Rakamlarla yazılır. Hizmetler, mallar veya işler vergilendirilmiyorsa, satırda "KDV'siz" ifadesi gösterilir.
3. "Ek" satırında, eşlik eden ve diğer makaleler, derleme tarihleri ve sayıları belirtilerek listelenmelidir.
4. "Kredi, alt bölüm kodu" sütununda, fonların alındığı yapısal departmanın ilgili tanımı yazılır.

Kaydol

Nakit belgeler özel bir deftere kaydedilmelidir. Hem gelen/giden siparişleri hem de yerine geçen evrakları kaydeder. İkincisi, örneğin, bordroları, fon düzenleme başvurularını, faturaları ve diğerlerini içerir. Aynı zamanda ücret ve buna eşdeğer diğer tutarlar için bordroda düzenlenen gider emirlerinin ödemeler yapıldıktan sonra kaydedilmesi gerektiğine dikkat edilmelidir.

Nakit defter

Nakit çıkışını ve alınmasını hesaba katmak için kullanılır. Kitap numaralandırılmış, bağcıklı ve son sayfaya yerleştirilmiş bir mühür ile onaylanmıştır. Burada ayrıca yaprak sayısını gösteren bir kayıt yapılır. Son sayfa imzalanmalıdır. muhasebeci ve işletme müdürü. Kitabın her sayfası 2 eşit parçaya bölünmüştür. Biri (yatay cetvelli) birinci nüsha olarak, diğeri ise ikinci nüsha olarak doldurulmalıdır. İkincisi, karbon kağıdı kullanılarak arka ve ön taraflardan verilir. Her iki örnek de aynı numara ile numaralandırılmıştır. İlki kitapta kalır, ikincisi çıkarılabilir. İkincisi, nakit belgeleri raporlama görevi görür. Geçerli gün için tüm işlemlerin sonuna kadar çıkmazlar. Girişler, "Günün başındaki bakiye" sütunundan sonra ilk kopyanın ön tarafında başlar. Doldurmadan önce, tabaka yırtma çizgisi boyunca katlanmalıdır. Kesilen kısım kitapta kalan kısmın altına yerleştirilir. "Aktarım"dan sonra bilgi girmek için, yırtma tarafı ikinci kopyanın ön yüzüne bindirilir. Ayrılmaz parçanın arka tarafında yatay çizgi boyunca girişler devam eder.

Ek belgeler

Nakit işlemler çeşitli kağıtlarla kayıt altına alınabilir. Bunlardan biri, örneğin, bir ön rapordur. İdari ve işletme giderleri için sorumlu kişilere verilen fonları muhasebeleştirmek için kullanılır. Bu tür belgeler nasıl hazırlanır? Bu tür nakit işlemleri doğrudan raporlayan işletme tarafından muhasebeleştirilir veAynı zamanda muhasebeci. Ön raporlar kağıt veya bilgisayar ortamında hazırlanır. Nakit belgelerin kaydı kesinlikle kurallara uygun olarak yapılır. Her form bir nüsha olarak doldurulur. Arka tarafında, sorumlu kişi, yapılan harcamaları onaylayan bir kağıt listesi gösterir. Bunlar, örneğin bir seyahat belgesi, konşimento, çek, makbuz vb. içerir. Burada konu, gider tutarını gösterir. Rapora eklenen yazılar listelendikleri sıraya göre numaralandırılmalıdır. Nakit belgelerin kontrolü muhasebe departmanı çalışanları tarafından gerçekleştirilir. Özellikle çalışanlar, hedeflenen fon harcamalarını, sağlanan onay belgelerinin eksiksizliğini, tamamlanmalarının doğruluğunu ve tutarların hesaplanmasını denetler. Arka taraf, muhasebeye kabul edilen maliyetleri, borçta kaydedildikleri hesapları gösterir.

Önemli nüanslar

Yabancı para birimiyle ilgili ayrıntılar (ön sayfadaki sayfa 1a ve arkadaki 6 ve 8 numaralı sütunlar) yalnızca sorumlu kişi ruble olarak değil de para alıyorsa doldurulmalıdır. Doğrulamadan sonraki ön rapor, işletme başkanı veya onun yetkilendirdiği bir kişi tarafından onaylanmalıdır. Ancak bundan sonra dikkate alınır. Avansın tamamı kullanılmamışsa, sorumlu kişi bakiyeyi kasiyere iade eder. Aynı zamanda, makbuz siparişi doldurulur. Fonlar, onaylanan raporun bilgilerine göre silinir.

Bordrolar

Nakit belgelerin ödenmesi, işletme çalışanlarına maaş hesaplanırken ve ödenirken gerçekleştirilir. Muhasebe departmanı ilgili beyanı 1 nüsha olarak hazırlar. Ücret tahakkuku, çalışılan fiili sürenin, çıktının vb. Muhasebeleştirilmesi için birincil belgelerde bulunan bilgilere göre yapılır. "Tahakkuk eden" satırları, bordrodan yapılan ödeme türlerine göre tutarları gösterir. Çalışana sağlanan, işletme karı pahasına geri ödenen ve vergi matrahına dahil edilen diğer gelirler (maddi ve sosyal yardımlar) da buraya iliştirilir. Aynı zamanda maaştan kesintiler hesaplanarak çalışana devredilecek tutar belirlenir. Ekstrenin kapak sayfasında çalışanlara ödenecek toplam tutar ektedir. İşletme başkanı, ücret verme iznini imzalamalıdır. Yokluğunda, bu belge yetkili bir çalışan tarafından düzenlenir. Ekstrenin sonunda yatırılan ve çıkarılan maaşların tutarları girilir. Çalışanlara para ödenmesi için belirlenen süreden sonra, 23. sütunda para almayan çalışanların isimleri "Yatırıldı" olarak işaretlenir. Verilen tutar için bir gider emri düzenlenir. Son sayfadaki bordroda numarası ve tamamlanma tarihi belirtilmelidir.

Yardım raporu

Bu belge, KKM sayaçlarının okumalarını ve vardiya başına geliri (iş günü) içerir. Yardım raporu günlük 1 nüsha olarak doldurulur. Kasiyer operatörü imzalamalı ve baş yetkiliye teslim etmelidir.(şirket başkanı). Aynı zamanda, makbuz siparişi doldurulur. Küçük şirketlerde para doğrudan koleksiyonculara teslim edilir. Nakit transferi yapılırken bankanın ilgili kasa belgeleri doldurulur. Vardiya başına gelir (iş günü), gün başında ve sonunda toplama sayaçlarının göstergelerine göre belirlenir. Aynı zamanda kullanılmayan çeklerde müşterilere iade edilen tutarlar mahsup edilir. Belirlenen gelir, bölüm başkanları tarafından onaylanır. Rapordaki fonların kaydında, kıdemli kasiyer ve işletmenin başkanı imzalar. Referans raporu, konsolide bir "KKM sayaçlarının okumaları ve şirketin geliri hakkında bilgi" derlemesi için temel görevi görür.

Veznedar günlüğü

Bu belge, işletmenin her KKM'si için yapılan harcamaları ve nakit makbuzunu hesaba katmak için gereklidir. Dergi ayrıca sayaç okumalarının kontrol ve kayıt raporu görevi görür. Bu belge, Ch'nin imzaları ile bağcıklı, numaralandırılmış ve mühürlenmiştir. muhasebeci, şirket başkanı ve vergi müfettişi. Dergi ayrıca işletmenin mührü tarafından onaylanmıştır. Tüm girişler veznedar tarafından her gün yapılır. Nakit belge düzenleme prosedürü, dergide silme ve lekelere izin vermez. Yapılan tüm düzeltmeler üzerinde mutabık kalınmalı ve yetkili kişilerin imzaları ile onaylanmalıdır. Okumalar eşleşirse, işin başlangıcındaki mevcut vardiya için kaydedilirler. Bu veriler, görevli yönetici ve kasiyerin imzaları ile onaylanmalıdır. 15. satırda girilen tutarlar gösterilir.müşteriler tarafından iade edilen çekler. Bununla ilgili bilgiler ilgili kanundan alınmıştır. Aynı sütun, vardiya sırasında yazdırılan sıfır çek sayısını gösterir. İş gününün sonunda, operatör vardiya için bir nihai rapor oluşturur ve alınan geliri bununla birlikte teslim eder. Bu, gelen bir sipariş oluşturur. Sayaç okumaları alındıktan sonra fiili fiş miktarı kontrol edilir, yevmiye defterine ilgili giriş yapılır. Baş (görev yöneticisi), kıdemli kasiyer ve veznedarın imzaları ile onaylanır. Kontrol bandında belirtilen tutarlar ile hasılat tutarı arasında farklılık olması durumunda, farkın nedeni belirlenir. Bulunan fazlalar veya eksiklikler derginin ilgili satırlarına kaydedilir.

KKM sayaç okumaları ve gelir verileri

Mevcut vardiya için bir özet rapor oluşturmak için kullanılırlar. Bu veriler, günlük olarak derlenen veznedar ifadesinin bir eki görevi görür. Endikasyonlar ve gelir hakkındaki veriler bir kopya halinde oluşturulur. Harcama ve makbuz emirleri, veznedarların sertifika-raporları ile birlikte bir sonraki vardiyaya kadar işletmenin muhasebe bölümüne aktarılır. Her bir yazarkasa için iş gününün başında ve sonunda sayaç okumalarına göre nakit belge örneği gelir hesaplamasını içerir. Aynı zamanda, diğer şeylerin yanı sıra, bölümlere göre dağılımı belirtilir. İkincisi, yöneticilerin imzaları ile onaylanmalıdır. Tamamlanan tablonun sonunda, tüm yazar kasaların sayaçlarının okumalarına göre sonuçlar görüntülenir veşirketin geliri de bölümlere göre fon dağılımı ile özetlenir. Kanunlar uyarınca müşterilere iade ettikleri çeklerde kesilen toplam para tutarı belirtilir. Bu miktar şirketin toplam gelirini az altır. Bilgiler kıdemli kasiyer ve işletme başkanı tarafından imzalanmalıdır.

Doldurma önerileri

Nakit belgeler hazırlarken, yasal ve diğer düzenleyici düzenlemeler tarafından belirlenen prosedüre uymalısınız. Ek olarak, evrakları doldururken uyulması yanlışlıkları önleyecek oldukça basit birkaç kural vardır:

1. Kelimelerdeki tutar her zaman büyük harfle yazılmalıdır. Bu durumda, kuruşların rakamla yazılmasına izin verilir. Örneğin: On sekiz bin ruble 10 kopek.
2. Evrak işleri elle veya teknik araçlar (örneğin bir bilgisayar) kullanılarak tamamlanabilir.
3. Düzenleyici eylemler, nakit belgelerdeki bilgilerin ayarlanmasına izin verir. Ancak, bir takım gereksinimlerin karşılanması gerekir. Yanlış bir giriş, bir satırla dikkatlice çizilmelidir. Doğru bilgi, yanında veya (mümkünse) üzerinde belirtilmiştir. Burada ayrıca bir dipnot yazmalısınız: "Düzeltildiğine inan", "Üzeri çizilmiş geçersiz" veya "Doğru". Bu girişin yanında ch imzalanmalıdır. muhasebeci ve kuruluş başkanı (veya bireysel girişimci).
4. Lekeler, silmeler, "vuruş" içeren lekeler ve diğer benzer düzeltme yöntemleri varsa, belge geçersiz sayılır.

Ek kurallar

Yasalara uygun olarak nakit belgelerin saklanması 5 yıl süreyle gerçekleştirilir. Bu sürenin hesaplanması, büro işlerinin tamamlandığı dönemi takip eden yılın 1 Ocak tarihinden itibaren başlar. Bu kural genel kabul edilir. Bordro beyannameleri için özel bir prosedür oluşturulmuştur. Çalışanların şahsi hesapları yoksa bu evraklar işletmede 75 yıl süreyle saklanır. Bu sürenin sonunda, üzerinde herhangi bir dava, anlaşmazlık veya anlaşmazlık yoksa tüm belgeler arşive aktarılabilir veya imha edilebilir. Kağıtlarla çalışırken aşağıdaki kurallara uyulmalıdır:

1. Belgelerin zımba haline getirilmesi her gün için bir sonraki iş gününden veya ilk izin gününden geç olmamak üzere yapılmalıdır.
2. Evrakları arşive aktarmadan önce envanteri çıkarılmalıdır.
3. Vaka oluşumunun kontrolü, bir kasiyer veya işletmenin doğrudan yöneticisi tarafından gerçekleştirilir.
4. Zımba oluşturma sürecinde, kağıtlar artan hesap numaralarına göre toplanır (önce borçla, sonra krediyle).

Nakit belgelerin güvenliğinden sorumluluk işletmenin başkanına aittir. Yukarıdaki kurallara uyulmaması durumunda, ihlal edene para cezası şeklinde idari para cezası uygulanabilir. Ceza miktarı kanuna göre belirlenir.

Sonuç

Tutmaknakit belgeler oldukça sorumlu bir iş olarak kabul edilir. Evrak doldurmaya tüm sorumluluk ile yaklaşılmalıdır. Nakit belgeler, çeşitli verileri özetlerken, raporlamada, muhasebede kullanılır. Bu bağlamda, fiks işlemlerinin ilk aşamalarında yapılan hatalar, nihai evraklarda ciddi bozulmalara yol açabilmektedir. Nakit belgelerin işlenmesinden sorumlu pozisyona atanan bir çalışanın ilgili bilgi ve deneyime sahip olması gerekir. Operatörün doldurduğu tüm evrakların üst düzey yetkililer tarafından incelendiği ve şirket başkanı tarafından onaylandığı unutulmamalıdır. Belgelerin kaydına özel dikkat gösterilmelidir. Dergi ve kitaplara girişler kurallara uygun olarak zamanında yapılmalıdır. Raporların hazırlanmasında nakit belgeler kullanıldığından, bunlardaki tüm düzeltmeler kesinlikle belirli bir sırayla gerçekleştirilir. Belirlenen kurallara uyulmaması durumunda belgeler geçerliliğini kaybeder ve içindeki bilgiler şirket tarafından daha sonraki yönetim işlerinde kullanılamaz.