Yönetimde kontrolün ana işlevi

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

Her lider, yönetimin temel işlevlerini yerine getirir: planlama, organizasyon, motivasyon, kontrol. Kontrol işlevinin dört öğesi: sonuçları ölçmek için göstergeleri ve yöntemleri tanımlama, sonuçları ölçme, sonuçların yolunda olup olmadığını belirleme ve düzeltici eylemler.

Tüm yönetim işlevleri: planlama, organizasyon, motivasyon, kontrol birbiriyle yakından bağlantılıdır. Etkili yönetim için eşit derecede önemlidirler. Majör ve minör olarak ayrılamazlar. Aynı zamanda, yönetim işlevleri: organizasyon, motivasyon ve kontrol, düşünceli ve etkili planlamaya dayanır.

• Planlama birincil, temel işlevdir. Stratejik hedeflere dayalı olarak, bunları başarmak için belirli kaynakların tahsisini sağlayan ve bu tahsisi zamanında ilişkilendiren bir plan inşa edilir. Planlama, kaynakların tahsisini belgeler ve ortak bir hedefe ulaşmak için bireysel departmanların ve çalışanların çabalarını birleştirir. Bunun için yürütülürortak hedeflerin kişisel hedeflere ayrıştırılması. Organizasyonun planlanması ve kontrolünün sağlanması zorunludur. Yönetim işlevleri, hedef belirlemeye ek olarak, hedefe ulaşmak için belirli bir sırayla gerçekleştirilmesi gereken bir iş listesinin derlenmesini sağlar. Aynı zamanda her iş, başlangıç ve bitiş zamanına, kendisine atanan kaynaklara ve sonraki (veya önceki) çalışmalara zaman içinde bağlıdır.
• Yönetimin bir işlevi olarak organizasyon, sistemin bireysel öğelerinin birlikte verilen kurallara göre birlikte çalışmasına ve hedeflere ulaşmak için tahsis edilen kaynakları rasyonel olarak harcamasına izin veren bir yapı oluşturmaktır. Organizasyon yapısı bir dizi resmi kuralla tanımlanır - düzenlemeler, düzenlemeler, talimatlar.
• Motivasyon, yönetimin bir işlevi olarak, hedeflerine ulaşmak için her düzeydeki çalışanları birlikte etkin bir şekilde çalışmaya teşvik etmektir. Bu, yönetişimin en insancıl ve en az resmileştirilmiş işlevidir.
• Kontrol, bir fonksiyon olarak, yönetim süreci, iş sonuçlarının nicel ve nitel muhasebesinden oluşur, bu, organizasyonun hedeflerine ulaşmasını sağlayan bir süreçtir

Kontrolün atanması

Kontrol, yönetimin ana işlevidir. Şunun içindir:

• Üretim süreci ve yönetim sürecinin belirsizliğini az altmak.
• Tahmin ve başarısızlık önleme.
• Başarılı eylemi destekleyin.

Kontrol, ölçüm olmadan düşünülemez. ne olduğunu anlamak içiniş plana göre gidiyor, kontrol sırasında elde edilen nicel göstergeleri önceden bilinen bazı planlanmış göstergelerle karşılaştırmak gerekiyor.

Proses kontrolü, üretim, paketleme, tüketiciye teslimat ve daha fazlası gibi herhangi bir ticari faaliyeti planlamanıza, ölçmenize, sapmaları belirlemenize ve düzeltmenize olanak tanıyan bir sistemdir.

Yönetimdeki kontrol işlevi, yönetim sürecinin önemli bir parçasıdır.

Bir kontrol fonksiyonunun yokluğunda, herhangi bir kontrol anlamını kaybeder. Planlananın yapılıp yapılmadığını ve genel olarak herhangi bir şey yapılıp yapılmadığını bilemezsiniz.

Kontrol fonksiyonu olmadan personeli yönetmek de imkansızdır.

Yönetim süreci, organizasyonel kontrol için işlevsel bir süreçtir, organizasyonun hedeflerinden ve stratejik planlarından büyümelidir

Kontrol işlevinin dört öğesi

Yönetim kontrol işlevinde dört ana adım vardır:

1. Göstergeleri ve sonuçların nasıl ölçüleceğini tanımlayın.
2. Sonuçları ölçün.
3. Sonuçların planlandığı gibi olup olmadığını belirleyin.
4. Düzeltici eylemi uygulayın.

"Kontrol", iki kopya halinde tutulan bir liste anlamına gelir (Fransızca contrôle, contrerôle'den -, Latince contra'dan - karşı ve rotulus - kaydırmadan).

Sonuçları ölçmek için hedefler ve yöntemler belirleme

Kontrollü süreç için önemli olan bir dizi gösterge oluşturmak ve zaman içinde verilen noktalarda her biri için planlanan değerleri belirlemek gereklidir. Bu sırada gerçek ne zamanSonuç olarak, yöneticiler işlerin nasıl gittiğine dair sinyaller alırlar ve bu nedenle planların uygulanmasının her adımını kontrol etmeleri gerekmez.

Göstergeler açıkça ifade edilmiş, ölçülebilir ve izlenecek materyal olmalıdır. Bir üretim tesisinde, metrikler satış ve çıktı, iş gücü verimliliği, güvenlik performansı ve daha fazlasını içerebilir.

Hizmet sunumunda ise metrikler, örneğin bankada sırada beklemek zorunda olan müşteri sayısını veya güncellenmiş bir reklam kampanyası sonucunda getirilen yeni müşteri sayısını içermelidir..

Zaman çizelgesindeki ölçüm noktaları da rastgele seçilmemeli, kontrollü bir süreç, zaman periyotları veya sürecin önemli aşamalarının başlangıcı / bitişi açısından kritik derecede önemli ile ilişkilendirilmelidir.olabilir

• Planlama döneminin başlangıcı veya sonu - vardiya, gün, hafta veya ay.
• Önemli bir aşamanın başlangıcı veya sonu: ön üretimin tamamlanması, ürünün son montajının başlaması, ürünün müşteriye sevkiyatı.
• Yeni bir ürün sürümü veya planlanan hizmet hacimlerine ulaşılması.

Yönetimdeki planlama ve kontrol işlevleri birbiriyle çok yakından bağlantılıdır ve biri olmadan diğerinin bir anlamı yoktur. Hiçbir kontrollü plan boş bir kağıt parçasına dönüşmez. Motivasyon ve kontrolün yönetim işlevleri de ilişkilidir.

Ölçüm sonuçları

Kontrol noktalarında sonuçların ölçülmesi ve planlanmış olanlarla karşılaştırılmasıGöstergeler, sapmaların mümkün olduğu kadar erken tespit edilebilmesi ve hatta oluşmadan önce tahmin edilebilmesi için proaktif bir şekilde gerçekleştirilmelidir, böylece düzeltici eylemden kaçınılır veya en aza indirilir.

Kontrol noktaları düzgün bir şekilde planlanırsa ve astların tam olarak ne yaptığını belirlemek için araçlar mevcutsa, mevcut ve beklenen performansı değerlendirmek doğru ve kolay olacaktır.

Ancak, tam kontrol noktalarını belirlemenin zor olduğu birçok aktivite olduğu gibi, ölçülmesi zor olan birçok aktivite de vardır.

Örneğin, toplu ürünlerin üretimi için standart bir zaman belirlemek oldukça basittir ve bu göstergeler için gerçek değerleri ölçmek de bir o kadar kolaydır

Teknolojiden uzak iş türleri ile durum daha karmaşıktır. Örneğin, bir endüstriyel ilişkiler yöneticisinin çalışmasını izlemek kolay değildir çünkü net bir puan kartı geliştirmek kolay değildir.

Bu tür bir yöneticinin başı genellikle sendika ilişkileri, astların coşkusu ve sadakati, çalışan devri ve/veya iş anlaşmazlıkları gibi belirsiz göstergelere güvenir. Bu gibi durumlarda yönetici tarafından astın ölçülmesinin sonuçları da belirsizdir.

Sonuçların plana uygunluğu

Bu, kontrol sürecinde basit ama çok önemli bir adımdır. Ölçülen sonuçları önceden belirlenmiş hedeflerle karşılaştırmayı içerir. Bu aşamada, önceden geliştirilmiş bir karşılaştırma tekniği son derece önemlidir. ŞöyleBelge, spesifik olarak neyin ölçüldüğünü, zamanın hangi noktasında ve hangi koşullar altında açıkça tanımlamalıdır. Bu tekniği kesinlikle takip edin, aksi takdirde ölçüm ve planla karşılaştırma sonuçları güvenilmez olacaktır.

Performans planlandığı gibiyse, yönetim her şeyin kontrol altında olduğuna inanabilir. Bu durumda, organizasyonun günlük işleyişine müdahale etmeye gerek yoktur.

Düzeltici eylem

Bu aşama, göstergelerin planlananlara ulaşmaması durumunda en önemli aşama haline gelir ve analiz, düzeltici eylemlere olan ihtiyacı gösterir. Bu tür düzeltici eylemler, kuruluşun günlük işleyişinin bir veya daha fazla yönüne yönelik değişiklikleri içerebilir.

Örneğin, bir banka şube müdürü, önceden belirlenen maksimum beş dakikalık bekleme süresini karşılamak için salonda daha fazla kasiyerin meşgul olması gerektiğine karar vermelidir.

Ya da mağaza müdürü, ürünlerin teslimi için son teslim tarihlerini karşılamaları için makine operatörlerine fazla mesai göndermeye karar verir.

İzleme aynı zamanda yanlış ayarlanmış hedeflerin belirlenmesine de yardımcı olur; bu durumda düzeltici eylem, mevcut ölçülen değerleri değiştirmek için mücadele etmek değil, hedefleri düzeltmek olacaktır.

Düzeltici eylemin zamanlaması

Göstergeleri planlanan değerlere getirmek için her zaman yapıcı bir yol geliştirmelisiniz, aksi takdirde başarısızlığın zaten meydana geldiğini gecikmeli olarak fark etmeniz gerekir. Bir hata veya arıza ne kadar erken tanımlanırsa, düzeltilmesi veya yakalanması o kadar olasıdır. Ve düzeltilmesi için daha az zaman, malzeme ve emek kaynağı harcanacaktır.

Daha sonraki bir tarihte keşfedilen sapmaları düzeltmek tamamen imkansız olabilir. Bu durumda kuruluş, faaliyetinin sonlandırılmasına kadar önemli mali ve itibari kayıplara maruz kalır.

Bugünkü kötü haber, yarın aynı haberden iyidir.

D. S. Chadwick

Kontrol fonksiyonlarının ilişkisi

Yönetim işlevleri: motivasyon ve kontrol birbiriyle yakından ilişkilidir. Bir ast için etkili bir motivasyon sistemi oluşturmak için bir yöneticinin doğru ve zamanında kontrol sonuçlarına erişmesi gerekir.

Uyum için kontrol yapılabilir:

• planlanmış göstergeler;
• kalite standartları;
• şirket politikaları;
• güvenlik ve iş güvenliği gereksinimleri;
• Devlet veya kamu kuruluşlarını kontrol etme gereklilikleri.

Kontrol ayrıca periyodik ve tek seferlik, planlı ve acil durum, özel ve kuruluşun genel denetiminin bir parçası olabilir.

Sonuç

Yönetimdeki kontrolün ana işlevi, planın uygulanmasını sağlamak ve böylece kuruluşun hedeflerine ulaşmaktır. Ek özellikler - organizasyon ve motivasyon ve onlarla etkileşim için destek. Yönetimde kontrol fonksiyonu en önemlisidir. Kontrol noktası değilPlana uymayan birim veya çalışanları yakalamak ve cezalandırmak için. Önemli olan plandan sapmaları zamanında tespit etmektir. O zaman düzeltici önlemler almak için zamana sahip olma şansı var. Kontrol süreçlerinin dikkatli bir şekilde düzenlenmesi, planların doğru ve zamanında uygulanmasının ve hedeflere ulaşılmasının anahtarıdır.