İş mektubu nasıl yazılır: kurallar ve yönergeler

2025 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2025-01-24 13:26

Herhangi bir işletmenin temel özelliği ticari yazışmalardır. Her işletmenin çalışanları, iş arkadaşları ve müşterilerle, tedarikçiler ve tüketicilerle iletişim kurar. Genel olarak, herhangi bir ofisin günlük rutini kesinlikle yazışmalara katılımı içerir.

İşletmelerdeki ve kuruluşlardaki çoğu çalışanın her gün sayısız mesaj gönderip almasına rağmen, herkes bunları oluştururken yerleşik normlara ve kurallara bağlı kalmaz. Bir iş mektubunu doğru ve doğru yazmanın o kadar basit olmadığı ortaya çıktı. Dünyada uygulanan ve iş akışıyla ilgili bir takım gereksinimler ve kalıplar vardır. İş mektubu yazmanın kurallarını ve tasarımla ilgili ana noktaları içerir.

Üçüncü taraf bir kuruluşa veya sadece komşu bir departmandaki bir meslektaşınıza mesaj yazarken, katı bir stile bağlı kalmalısınız (arkadaşça yazışmalar dışında,benzer kısıtlamalar). İşlemin önemini veya test edilen ürünlerin zevkini tanımlamak için bile çok duygusal kelimeler kullanmayın. Bir iş mektubu açık, özlü ve makul ölçüde ölçülü olmalıdır.

Mesaj muhatabından başlamalıdır. Üçüncü taraf bir kuruluşun bir çalışanı için tasarlandıysa, adını, alıcının konumunu ve tam adını kesinlikle belirtmelisiniz. Belgenin şirket bünyesinde kalması durumunda adının baş harflerini içeren bir soyadı yeterlidir (tutulan pozisyonu da ekleyebilirsiniz).

Dış bir kuruluşa gönderilen bir iş mektubu, şirketin antetli kağıdında olmalıdır (elektronik veya kağıt üzerinde gönderilmiş olmasına bakılmaksızın). Eğer yoksa, gönderenin ayrıntılarını belgenin "başlığında" belirtmeniz yeterlidir.

Metni derlemeye başlamadan önce, yapısı hakkında düşünmeniz, yazmanın ana noktalarını ve hedeflerini belirlemeniz gerekir. Bu, yazma sürecini çok daha kolay hale getirecektir. Mektup, yalnızca gönderenin adını değil, aynı zamanda konumunu ve temsil ettiği işletmenin adını da belirten bir imza ile bitmelidir.

Potansiyel bir müşteriye veya ortağa bir teklif gönderirken, sonunda kesinlikle işbirliği için minnettarlığınızı ifade etmeli ve daha fazla ortak çalışma için umut vermelisiniz.

İş yazışmalarında kullanılan kurallara ek olarak tavsiyeler de var. Örneğin, belirli bir kişiye yönelik herhangi bir belge, tam adıyla "sevgili" kelimesiyle başlamalı vebaş harfleri değil. Harflerde kıs altma kullanmanıza gerek yok, örneğin "uv" yazın. veya muhatabın konumunu, iş yerini az altın.

Uluslararası belge akışı en zoru olarak kabul edilir, çünkü her devletin kendi iletişim nüansları vardır ve yabancı ortaklarla yazışmanız gereken dil her zaman mektubu yazan kişi için net değildir, bu nedenle çevirmenlerin hizmetlerini kullanmak zorunda. Böyle bir uzmanın hizmetlerine başvurmadan önce, İngilizce bir iş mektubu yazmayı bilip bilmediği veya banal bir edebi çeviriden mi bahsettiğimiz açıklığa kavuşturulmalıdır. Yabancı belge akışının sürekli sürdürülmesi planlanıyorsa, üzerine iş mektubu yazabilecek kadar yabancı dil bilen bir çalışanın işe alınması daha iyidir.

Genel olarak, görevin birçok açıdan başarılması, belgenin nasıl düzenlendiğine ve nasıl tasarlandığına bağlıdır. Bu nedenle, iletişim kurarken iş görgü kurallarının önemini asla küçümsemeyin.