Giden yazışmalar: kayıt günlükleri, muhasebe, örnekler, doldurma kuralları

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

Ulusal ekonominin herhangi bir alanında, birçok işlevi içeren bir evrak işi vardır. Bunlar arasında gelen ve giden yazışmaların muhasebeleştirilmesi ana konulardan biridir. Diğer kuruluşlardan ayrı olarak işleyen tek bir kuruluş yoktur. Müşteriler, tedarikçiler, finans ve diğer kurumlarla iletişim ve işbirliği zorunludur. Bu nedenle, üretim süreci yazışma olmadan yapamaz. Gelen ve giden mektupların kaydını kim yapar? Onlar için nasıl düzgün bir şekilde hesap verilir? Kimin ihtiyacı var ve neden? Makalede bu konuları ele alacağız.

Yazışma kategorileri. Giden belgelerin özellikleri

Birçok belge biçimi ve türü vardır, ancak hepsi yalnızca iki ana kategoriye ayrılır:

• Gönderme (giden posta).
• Alınan (gelen posta).

Her kategorinin anlamına bakalım.

Giden olarak adlandırılan yazışmalar aşağıdaki alıcılara gönderilebilir:

• Üst düzey yetkililer.
• Astlarorganizasyonlar.
• İş ortağı kuruluşlar.
• İşletmenin departmanları, atölyeleri ve diğer yapısal bölümleri.

Üst makamlara hangi belgeler gönderilir?

Pratik olarak her kuruluş, herhangi bir kuruluşa (bölge, departman, bölge ve bakanlıklar) tabidir. Bu kurumlara gönderilen yazışmalar raporlar, raporlar, ay, çeyrek, yıl planları, taleplere verilen cevaplar olabilir. Kural olarak, onaylanmış standart formlarda veya şirketin logolu normal sayfalarında düzenlenir.

Alt Sıra Kuruluşları için Belgeler

Hepsi değil, ancak birçok kuruluş kendilerine bağlı kuruluşlarla işbirliği yapıyor. Yürütme organları, şubeler, küçük firmalar ve diğerleri olabilir. Gönderdiği yazışmalar direktifler, emirler, duyurular, yönetmelikler, talimatlar, eğitim materyalleri olabilir. Ayrıca şirket logolu antetli kağıtlara veya normal sayfalara da verilir. Ek olarak, talimat ve eğitim materyalleri broşürler ve kılavuzlar şeklinde olabilir, ancak bunlara standart formlardaki talimatlar veya mühürlü ve imzalı kapak mektupları eşlik etmelidir. Eğer yoksa, kılavuzların ve broşürlerin kendilerinde gönderen kuruluşun mührü ve sorumlu kişilerin imzaları olmalıdır.

Ortak firmalar için belgeler

Kural olarak, bu durumda tedarikçiler, distribütörler ve müşterilerden bahsediyoruz. Gönderdiği yazışmalar emirler, tebligatlardır.malların alınması, talepler, reklam broşürleri, bir sözleşme veya sözleşmenin herhangi bir şartındaki değişikliklerle ilgili bildirimler, iş teklifleri.

Reklam malzemelerinin, fiyat listelerinin, tebriklerin, örneğin bir sunuma davetiyelerin kaydedilmesine gerek olmadığına dikkat edilmelidir.

Aynı kuruluş içindeki belgeler

Bu tür giden yazışmalar, 2 veya daha fazla departman, atölye, bölüm bulunan işletmelerde gerçekleşir. Bu gibi durumlarda liderlik, departmanlara ve çalıştaylara gönderilen emirleri, kararları, yönergeleri, talimatları ve benzeri belgeleri düzenler. Daha sonra yöneticiler ve idare için bu tür yazışmalar giden ve bir atölye veya departman için gelen olacaktır.

Günlük tasarım kuralları

Belgenin nereye gönderildiğine bakılmaksızın, hesaba katılması gerekir. Bunu yapmak için, giden yazışmaları kaydetmek için günlükler vardır. Bilgisayarların ve internetin olmadığı bir dönemde bu tür dergiler elde tutuluyordu. Rastgele olabilirler. Ortak bir defter, muhasebe defteri, not defteri kullanılabilir. En önemlisi, derginin yırtılmaması için dikişli çarşaflara sahip olması gerekiyordu. Ayrıca, numaralandırılmaları gerekiyordu. Derginin başlık sayfası, başladığı tarihi belirtir. Daha önce, sayfaları ipliklerle dikmek, uçlarını bir kağıt yaprağıyla mühürlemek, üzerine sorumlu kişinin mührünü ve imzasını koymak gerekiyordu. Ayrıca bu sayfada numaralandırılmış toplam sayfa sayısı da yer aldı. Düzeltmelere izin verilmedi.

Artık magazinin ipliklerle dikilmesi,mali veya yasal değeri olan özellikle önemli belgelerin kaydı.

Dergideki sayfalar çoğu işletmede numaralandırılmıştır.

Günlüğün son satırı dolduğunda, bitiş tarihi yazılır. 3 ila 5 yıl arasında saklanır. İçinde kayıtlı yazışma türüne bağlıdır. Mahkeme kararları, mali hesaplar, uzun vadeli sözleşmeler ve benzerleri özellikle önemli kabul edilir. Dergiyi ancak içinde kayıtlı belgelerin her biri yasal gücünü yitirmişse elden çıkarabilirsiniz.

Bilgisayar yardımı

Bilgisayar teknolojisinin bu çağında, gelen ve giden yazışmaların günlüğünü elle izleyen bir katip bulmak zor. Artık bir bilgisayarda form yazdırmanıza veya kayıt tutmanıza izin veren belirli bir program var. Kullanmak için şunlara sahip olmanız gerekir:

• MS Office ile Bilgisayar, MS Excel programları.
• Yazıcı.
• Tarayıcı.
• Bilgisayar e-postası.
• Bunun gibi bir damga: "Giriş. Hayır. _, "_" _20_" Manuel olarak yazılabilir veya hazır olarak satın alınabilir.

Ardından, programa girmeniz, gerekli formu indirmeniz ve onunla çalışmaya başlamanız gerekiyor. Formu yazdırabilir, çok sayıda fotokopi çekebilir, dikebilirsiniz. Elinize not almanız gereken bir günlük alacaksınız. Yazdıramazsınız, doğrudan bilgisayarınıza kaydolun. Kural olarak, imzalamanız gerekmeyen belgeler bu şekilde saklanır.

Kaç dergiye ihtiyacın var?

Daha sıktoplamda, işletmeler bir giden yazışma günlüğü tutar. Ancak, birçok ortağı ve diğer alıcıları olan bazı kuruluşlarda bu dergilerden birkaçı bulunabilir, örneğin:

• Üçüncü şahıslara gönderilen yazışmaların kaydı ve işletme içindeki belgeler için.
• Yerli ve yabancı şirketlere gönderilen mektuplar için.
• Belirli kuruluşlara (örneğin, merkez ofis, bakanlık vb.) ve diğer herkese yönelik belgeler için. Bu, belge yönetiminin rahatlığı için yapılır, ancak herhangi bir günlük tek bir standarda göre düzenlenir.

Ayrıca, bazı kuruluşların her belge türü için ayrı dergileri vardır. Örneğin, giden siparişleri, muhasebe siparişlerini, bildirimleri, kılavuzları, müşteri şikayetlerini, protokolleri vb. kaydetmek için. Bu tür belgeleri hesaba katmak için diğer sütunlara sahip formlar kullanılabilir.

Günlük girişleri nasıl tutulur

Her türlü giden yazışmayı hesaba katmak için form biçimlerinin yaklaşık olarak aynı olduğu söylenmelidir. Tasarımın nasıl görünmesi gerektiğini gösteren bir örnek yazımızda verilmiştir.

Her sayfanın üstünde sütunları olan bir "başlık" vardır:

• Girişin seri numarası, belgeye de yapıştırılmıştır.
• Gidiş tarihi.
• Belge başlığı (ör. "İlerleme Raporu").
• Özet (kelimenin tam anlamıyla birkaç cümle, belge numarasını da yazabilirsiniz).
• Yazışmanın gönderildiği kurumun adı.
• Sorumlu kayıt sahibinin imzası.
• Kalkış yöntemi (normal veya e-posta, faks). Bu öğe, yeni teknolojilerin ortaya çıkmasıyla eklenmiştir. Daha önce yazışma günlüklerinde yoktu.
• Bir isteğe veya yürütme raporuna yanıt gönderilirse, dergi, gönderilen mektubun oluşturulduğu belgenin numarasını belirtmelidir. Ayrıca icracı hakkındaki verileri (isim, pozisyon) belirtmek de gereklidir.
• Kopya sayısı. Bazen, bir kopyadaki sayfa sayısının belirtildiği bir sütun ayrı olarak tahsis edilir.
• Not. Önceki sütunlarda yer almayan bilgiler burada belirtilmiştir.

Giden belge bir talebe veya rapora yanıt değilse, yürütme ve sorumlu kişi sütunlarına tireler konur.

Zamanımızda, giden yazışmaların günlüğünün içeriği ve doldurulması değişmedi. Yukarıda gösterilen örnek.

Gelen posta

İşletme tarafından aşağıdaki kaynaklardan mektup ve belgeler alınabilir:

1. Üst düzey yetkililer.
2. Astlar.
3. Ortak firmalar.
4. Yukarıda listelenmeyen diğer kurumlar (polis, bankalar, mahkemeler, özel vatandaşlar vb.).
5. Bir işletme içinde, gelen yazışmalar yönetimden veya başka bir yapısal birimden, örneğin muhasebe departmanından gelebilir.

Üstümüzdeilk üç paragrafta belirtilen kuruluşlardan hangi kağıtların yazışma oluşturabileceğini değerlendirdi.

Diğer kurumlardan gelen belgeler, bir çalışanın mahkeme celbi, icra emri, mahkeme kararı, dava, şikayet veya özel bir kişinin ifadesi vb. olabilir.

Kurum içindeki iş akışını temsil eden belgeler çok farklı olabilir: yönetim emirleri, emirler, talimatlar, düzenlemeler, standartlar, güvenlik düzenlemeleri, bildirimler vb.

Gelen belgelerle çalışma

Yalnızca giden yazışmaların değil, gelen yazışmaların da kayıtlarının tutulması gerekir. İşletme tarafından alınan mektupların kaydedildiği dergi, gönderilen belgelerle aynı kurallara göre düzenlenir.

Fark, formlardaki "başlık" kısmındadır. Aşağıdaki sütunları içermelidir:

• Sıra sayısı. Ayrıca belgeye yapıştırılmıştır.
• Alınan tarih.
• Belgeyi gönderen kuruluş.
• Nasıl alındı (faks, e-posta veya normal posta ile).
• Belge adı.
• Kopya sayısı.
• Belgenin gönderildiği yer (atölye, departman veya klasör adı).

Gelen yazışmaların günlüğü formlarından birinin örneği aşağıda sunulmuştur.

Gelen belge, atölye (departman) tarafından yürütme için alınan yönetimin bir emri veya metodolojik talimatıysa, kayıt günlüğü sorumlu kişinin kim olduğunu belirtmeli ve ayrıca eklemelidir.performans notu, tarih ve sanatçının imzası.

Kayıtları kim tutar?

Başkan tarafından atanan herhangi bir sorumlu kişi, gelen ve giden yazışmaları kaydedebilir. Bu durumda, bu tür işgücü faaliyeti, iş tanımına dahil edilmeli veya işletme başkanının emriyle onaylanmalıdır. Kural olarak, kuruluşlarda ofis işleri bir sekreter tarafından gerçekleştirilir. Ayrıca, bir ofis çalışanı veya bir yönetici (küçük şirketlerde) yazışmaların kaydını yapabilir. Bazı kuruluşlarda yazışmalar iki çalışan tarafından yapılır - derleyici ve sekreter.

Mağazalar ve departmanlar ayrıca gelen ve giden belgelerin kayıtlarını tutar. Bu, yönetimin emriyle bu tür faaliyetlerle görevlendirilen bir çalışan tarafından yapılır.

Gelen belgeleri nasıl düzgün bir şekilde kaydetmeliyim?

Gelen ve giden yazışmaların kaydı zor bir iş değil, sorumlu bir iştir. İşletme tarafından alınan tüm belgeler muhasebeye tabidir. Kuruluşlardan geliyorlarsa, baş tarafından kaşelenmeli ve imzalanmalıdır. Bazen sorumlu kişilerin imzası da gereklidir, örneğin, bu işletmeye verilen bir faturaysa, baş muhasebeci. Açıklayıcı veya iddia gibi kişilerden gelen mektuplar yalnızca bu belgeyi derleyen kişinin imzasını taşıyabilir.

Çoğu işletmede, üretim süreçlerinden haberdar olmak için gelen tüm yazışmalar yönetici tarafından gözden geçirilmelidir. kendisialınan belgelerle ne yapılacağına karar verir - yürütme için kabul etmek, ilgili kişileri bilgiyle tanıştırmak veya sadece kağıdı bir klasöre dosyalamak. Bu nedenle sekreter gelen yazışmaları yevmiye defterine kaydettirerek müdüre verir. Her belgenin hangi departmana gönderilmesi gerektiğini işaretliyor.

Bu "karar"a dayanarak, sekreter gelen yazışmaların kaydındaki uygun sütuna her mektubun diğer "kaderini" not eder. Örneğin, prim hesaplamasına ilişkin yeni bir düzenleme muhasebe departmanına, güvenlik yönergeleri teknik departmana ve vatandaş Ivanov'dan ürün kalite kontrol departmanına bir talep gönderilebilir. Bu, gelen belgelerle sekreterin işini tamamlar.

Giden postaları nasıl takip ederim?

Yukarıda, bu tür belgelerle ilgili makalelerin neler olabileceğini inceledik. Bazı kuruluşlarda, bireysel istekler bir sekreter yardımcısı veya derleyici tarafından yanıtlanmalıdır. GOST R 6.30-2003.12'ye göre, böyle bir belge özel bir formda veya şirketin logosuyla boş bir kağıda hazırlanır. Bir kuruluşa veya bireye gönderilen herhangi bir iş mektubu, yönetici tarafından kaşelenmeli ve imzalanmalıdır. Kural olarak sekreter, doğru klasörde dosyalanması gereken belgenin bir fotokopisini yapmalıdır.

Giden yazışmalar ilgili dergiye kaydedilir. Sekreter, gerekli tüm mühür ve imzaların, şirketinin detaylarının vebelgenin düzenlendiği kuruluş, üzerine dergiye girildiği numaraya karşılık gelen numarayı, çıkış tarihini, kopyanın dosyalandığı klasörün adını koyun. Gönderilen yazışma, gelen bir mektuba yanıtsa, kayıtlı olduğu numarayı da yazmanız gerekir. Belgeler kayıt günlüğünde belirtilen günde gönderilmelidir.

Neden yazışma muhasebesine ihtiyacımız var?

Üretimden uzak bazı kişiler, gelen ve giden yazışmaların titizlikle kayıt altına alınmasının, evrak işi denilen ekstra bir iş olduğuna inanır. Aslında, yazışma muhasebesi aşağıdaki işlevleri yerine getirir:

• İş akışını düzenler.
• Gelen sinyallere zamanında yanıt verilmesini sağlar.
• Üretim içinde bilgi alışverişini kolaylaştırır.
• Şirketin dış ekonomik hayata etkin katılımını garanti eder.
• İhtiyacınız olan belgeyi hızla bulmanıza yardımcı olur.

Bu çalışmanın önemi ortada, bu yüzden uygulamasına sorumlu bir şekilde yaklaşmanız gerekiyor.