Proje yönetimi - nedir bu? Lehte ve aleyhte olanlar

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2024-01-17 19:11

Proje yönetimi, Rusya'daki modern yönetim sisteminin ayrılmaz bir unsurudur. Yerli ve yabancı pek çok şirket, ürün ve hizmet kalitesini artırmak, maliyetleri düşürmek, karları artırmak için proje yönetimini kullanıyor. Proje yönetimi nedir ve başlıca faydaları nelerdir?

Proje nedir?

"Proje" kavramı tamamen farklı şekillerde yorumlanabilir. İlk seçenek, bir binanın veya yapının inşasının mümkün olduğu bir dizi belge olarak projenin tanımını içerir. Bu makale "proje" kelimesinin ikinci anlamını tartışacak.

Bir projenin birçok tanımı vardır, ancak hepsi bir şey üzerinde hemfikirdir: proje, belirli bir maddi görevin sınırlı bir süre içinde uygulanmasını içeren bir fikirdir. Aynı zamanda projenin ana özellikleri şu şekilde adlandırılmaktadır:

• Benzersizlik (bir proje, ilk kez oluşturulan bir şeydir).
• Zaman sınırlı (projenin uygulanması için her zaman son tarihler vardır).
• Amaçlılık (proje her zaman kural olarak nicel birimlerde ifade edilen belirli sorunları çözmek için gerçekleştirilir.ölçümler).

Üç koşulun tümü karşılanırsa, faaliyetler dizisi proje olarak adlandırılabilir.

Programlar ve portföyler

Projeler genellikle programlar ve portföyler halinde gruplandırılır. Aynı zamanda, programlar ortak bir amaç tarafından birleştirilen bir dizi projedir. Örneğin, nüfusun eğitim kalitesini artırmaya yönelik bir program, öğretmenlerin maaşlarını %20 artırmaya yönelik projeleri, 15 yeni okul inşasını, temel konularda 26 yeni ders kitabının yayınlanmasını içerebilir.

Bir proje portföyü, amaçları ne olursa olsun tek bir kaynaktan finanse edilen projeleri bir araya getirir. Örneğin, Şirket N'nin proje portföyü, hayır amaçlı projeleri, yeni bir şirket ofisinin inşasını, müdürün yıldönümünü kutlamayı ve yıllık ciroda %10'luk bir artışı içerebilir.

Portföylerdeki ve programlardaki projeler de yukarıda açıklanan üç ana özelliğe sahip olmalıdır.

Proje yönetiminin temel ilkeleri

Yönetim sürecini kolaylaştırmak için tasarlanmış teknolojiler için dinamik olarak gelişen pazar göz önüne alındığında, proje yönetimini tam olarak tanımlayan belirli yöntemleri adlandırmak zordur.

Proje yönetimi birçok yaklaşım ve araç içerir ve aşağıdaki temel ilkelere dayanır:

• Sonuç odaklı. Bu ilke, "proje" teriminin anlamıyla belirlenir. Proje yönetimi sadece kalite yönetimi değildir, birbiriyle ilişkili amaca yönelik bir eylemler dizisidir.
• "Tasarım üçgeni" ilkesi. saatproje yönetimi, zamanlama, bütçe, proje kalitesi arasındaki karşılıklı bağımlılıklar tarafından yönlendirilmelidir. Faktörlerden birinde meydana gelen değişiklik, diğerlerinde de değişikliğe yol açar ve bu da onları adeta aynı üçgenin kenarları yapar.



• Projenin yaşam döngüsünün muhasebeleştirilmesi. Bir projenin yaşam döngüsü, bir proje yaratma fikrinin oluşmasıyla başlar ve projede belirtilen sürenin sona ermesiyle sona erer. Bir projenin yaşam döngüsü, kural olarak, proje sonucunda oluşturulan ürün yaşam döngüsünün başladığı anda sona erer.
• Yönetime süreç yaklaşımı. Bu ilke, projenin, yarı mamul ürünler veya önemli belgeler şeklinde ara sonuçlarla sonuçlanan ve birbiriyle bağlantılı bir dizi süreç olarak değerlendirilmesini içerir. Bu yaklaşım, projeyi "kör bölgeler" olmadan kontrol etmenizi sağlar.

Proje katılımcılarını teşvik etme yöntemleri

Proje yönetimi belirli görevleri gerçekleştirmek için seçildiğinde, proje katılımcılarını teşvik etmeye genellikle özel bir önem verilir. Proje yönetimi genellikle somut ve soyut motivasyon mekanizmalarını içerir.

Maddi teşvikler arasında ikramiyeler, para cezaları, ara görevlerin erken tamamlanması için ek ödemeler bulunur.

Somut olmayan motivasyon yöntemleri arasında, izin şeklinde sertifikalar ve disiplin hediyeleri ile rekabetçi bir yarışmanın parçası olarak proje katılımcıları arasında rekabetin yaygınlaştırılması yer alır.

Proje yönetiminin ana aşamaları

Proje yönetimi, proje yaşam döngüsünün aşamalarında ve yönetim karmaşıklığının aşamalarında gerçekleşir. Aşamalar ve fazlar arasındaki ilişki aşağıdaki tabloda gösterilmektedir.

AŞAMALAR:	Maliyet Yönetimi	Vade yönetimi	İçerik Yönetimi	Risk yönetimi
AŞAMALAR:	1	2	3	4
Başlatma	Ön finansman tahmini	Proje zaman çizelgesinin ön tahmini	Temel görevlerin tanımı	Olası olumsuz faktörlerin ön analizi
Planlama	Bütçenin hesaplanması ve finansman kaynaklarının aranması	Proje programı hesaplama	Proje hedeflerinin hesaplanması	Risk ayarlamasının hesaplanması
Uygulama	Projenin aşamalı finansmanı	Programın uygulanmasını izleme	Ara göstergelerin başarısını izleme	Önemli sürücülerdeki değişiklikleri izleme
Kapanış	Kar/zararı tahmin edin	Bacak/ön skor	Proje hedeflerinin tamamlanması/başarısızlığının değerlendirilmesi	Analizyapılan hatalar

Dolayısıyla, proje yönetimi alanları organizasyonun finansal, personel, yapısal alanlarını içerir.

Proje yönetiminin kapsamı

Proje yönetimi yapısı, organizasyonun tüm çalışmalarının zaman ve hedefler açısından sınırlı projelere bölünmesini içerir. Aynı zamanda, projelerinin ilerleyişi hakkında yöneticiye rapor veren her projeden bir ekip ve proje yöneticilerinden oluşan bir ekip oluşturulur.

Bu bağlamda, proje yönetimi, kural olarak, çok çeşitli aynı anda yürütülen siparişlerle çeşitli endüstri ve büyüklükteki kuruluşlarda kullanılır. Bununla birlikte, küçük işletmelerde, üretimi modernize etme veya örneğin yeni bir ürün sunma gibi belirli sorunları çözmek için proje yönetimini de kullanıyor.

İnşaat sektöründe proje yönetimi

İnşaat sektöründe, proje yönetimi metodolojisinin kullanımı özellikle önemlidir. Bir müşteri veya yüklenicinin işlevlerini yerine getiren şirketlerde, proje yönetimi, işin doğal bir şekilde projelere bölünmesini (ürün ilkesine göre, yani her binanın inşaatı ayrı bir projedir) ve üst yönetimin yapısını pratik olarak kullanır. ciddi bir yeniden yapılanma gerektirmez.

Bir proje organizasyonunun yönetimi de genellikle önceden oluşturulmuş ekipleri başarıyla kullanarak proje prensibine göre gerçekleştirilir.proje ekibi olarak tasarımcılar.

Devlet yapılarında proje yönetimi

Devlette proje yönetimi, zamanımızın oldukça yeni bir trendi. Sovyet döneminden bu yana gelişen program-hedef yönetimi yöntemi artık ülke genelinde proje yönetimi şeklini almıştır. Şimdi, devlet için stratejik olarak önemli görevleri çözmek için, hedef göstergeleri ve uygulama son tarihlerini içeren bireysel projeleri içeren programlar kullanılmaktadır. Ancak, bu tür programları yönetmek için kullanılan metodoloji hala ideal olmaktan uzaktır ve modernizasyon ve güncelleme gerektirir.

Belgorod bölgesinde proje yönetimi uygulama deneyimi

Proje bazlı kamu yönetimi kendini tüm dünyada kanıtlamıştır. Rusya'da, bu teknolojinin Belgorod bölgesinde uygulanması konusunda deneyim var.

Bu büyük ölçekli deney, Belgorod bölgesindeki kamu hizmetinin neredeyse tüm yönlerini etkiledi. Ana unsurlar arasında proje yönetimi eğitimi, organizasyonel ve metodolojik destek, yerinde denetimler, motivasyon, çalışanların yetkinliklerinin değerlendirilmesi, proje incelemesi için uzman komisyonları yer alır.

Belgorod bölgesinin proje yönetimi artık proje yönetiminin ortak kurumlarını içermektedir:

• Proje faaliyetlerini yöneten departmanlar arası komisyon.
• Projelerin açılmasına/kapatılmasına karar veren sektörel uzman komisyonları.
• Metodolojiye uygunluğu kontrol eden bölgesel proje ofisiproje yönetimi.

Tek Durak Mağaza

Belgorod Bölgesi, 2010 yılında proje yönetimine geçiş çerçevesinde, şimdi Moskova'da iyi bilinen “tek pencere” sistemi aracılığıyla yatırım projelerini koordine etmeye geçti. Bu pencerenin rolü, yeni tanıtılan hizmetlerden biri olan bölgesel proje ofisi tarafından yerine getirilmektedir. Şimdi, proje ofisine başvurduktan tam bir ay sonra, ticari işletme bir onay belgesi alıyor.

Otomatik bilgi sistemi "Proje yönetimi"

Belgorod bölgesindeki proje yönetimi için bilgi ve teknik destek, otomatik bilgi sistemi (AIS) "Proje Yönetimi" aracılığıyla gerçekleştirilir. Bu, projeler, portföyler ve programlar için aşağıdaki işlevleri yerine getiren yazılımsız bir web uygulamasıdır:

• Kayıt defterinin (veritabanı) bakımı.
• Planlama.
• Bütçeleme.
• Bölgesel ve belediye düzeylerinde uygulamanın izlenmesi.
• Ekibin yetki ve sorumluluklarının dağılımı.
• İçeriği değiştir.
• Projeler için yaklaşan ve yaklaşan etkinlikler hakkında uyarı sistemi.
• Belge akışı.
• Otomatik analitik raporlama.
• Belgorod bölgesinin elektronik Hükümeti ile entegrasyon.

Proje yönetiminin avantajları ve dezavantajları

Belgorod bölgesinde proje yönetimi uygulama deneyiminin başarılı olduğu ortaya çıktı. Bu değişikliklerin etkisi öncelikle şu şekilde ifade edildi:Gayri safi bölgesel hasılanın büyüme oranında %0,1 artış (3 milyar rubleden fazla), proje onayı için harcanan sürede azalma (her proje için 2 ay) ve yatırımların gelişme oranında artış Bölge %23 oranında Ancak en önemli sonuç, aktif olarak analiz eden ve sorunu çözmeye çalışan, hatta bazen standart dışı, yenilikçi yöntemler kullanan çalışanlar arasında proje düşüncesinin oluşmasıdır.

Yönetim yapısının motivasyonu ve yeniden yapılandırılması, sadece kamu hizmeti için değil, aynı zamanda iş için de olumlu bir etki elde etmeyi, uygun bir yatırım ortamı yaratmayı ve girişimciliğin önündeki engelleri kaldırmayı mümkün kıldı.

Bölgenin nüfusu artık önemli stratejik projelerin uygulanmasının seçiminde ve kontrolünde aktif rol alıyor. İnsanlar için proje yönetimi, yüksek kaliteli hizmetlerin ve yüksek mobilitenin keyfini çıkarma fırsatıdır.

Ancak, proje yönetim yapısının tüm avantajlarına rağmen, bu yaklaşımın dezavantajları da vardır.

Öncelikle geçiş dönemi. Proje ekibinin birlikte çalışması ve işlevlerini iyi koordine edilmiş bir mekanizma olarak yerine getirmesi belirli bir zaman alır.

İkincisi, bir kuruluşta proje yönetimi uygularken, iyi bir proje yöneticisi arayışı gecikebilir. Bir proje yöneticisinin kişisel ve profesyonel niteliklerine çok yüksek gereksinimler getirilir: kapsamlı nitelikler, projeye tam katılım, gerekli özelliklerde proje yönetimi deneyimi.

Proje yönetiminin üçüncü dezavantajı, ihtiyaç olarak kabul edilebilir.şirket kaynaklarını projeler arasında bölüştürmek. "Yoksul" firmalarda bu hiç mümkün olmayabilir. Proje yöneticileri, proje yaşam döngüsünün tüm aşamalarının tam kontrolü koşullarında kabul edilemez olan finansman ve personel için "mücadele etmek" zorunda kalacaklar.

Bir organizasyonda proje yönetimi yolunun en önemli dezavantajlarından biri, proje tamamlandıktan sonra proje ekibi üyelerinin ve proje yöneticisinin istihdam edilmesidir. Bildiğiniz gibi, ekibin iş yükü başarılı bir işletmenin en önemli kuralıdır ve proje çalışması durumunda, düzenli olarak “havada asılı” uzman grupları ortaya çıkar ve bir anda sabit iş yüklerini kaybederler.

Yukarıdakileri özetleyerek, proje yönetiminin modern iş alanının ayrılmaz bir parçası olduğu ve temellerinin incelenmesinin hem eyalet düzeyinde hem de tek bir işletme içinde yetkin yönetim kararları almak için gerekli olduğu sonucuna varabiliriz.