Sekreter işlevlerine sahip bir ofis yöneticisinin iş tanımı: özellikler ve gereksinimler

2024 Yazar: Howard Calhoun | [email protected]. Son düzenleme: 2023-12-17 10:43

Yalnızca şirketin başkanı ve çalışanları da dahil olmak üzere küçük bir kadroyla bile, iş sürecini yönlendirebilecek ve kontrol edebilecek organize bir güç olacak sorumlu bir çalışana ihtiyaç vardır - metni belirleyen fikir budur ofis yöneticisinin iş tanımı.

Bu pozisyon, başvuru sahibinin bir dizi özel beceriye ve ilgili eğitime sahip olmasının yanı sıra insanlarla etkileşim kurma becerisine sahip olmasını gerektirir. Ancak gereksinim listesi bununla sınırlı değildir.

İş Tanımı

Bir pozisyona başvurma aşamasında olan aday, şirketteki haklarını, görevlerini ve sorumluluklarını düzenleyen normatif kanuna aşina olabilir. Böyle bir belgeye iş tanımı denir. Beş ana bölümden oluşur:

1. Genel hükümler. Tüm kurumsal bilgileri içerirler: işletmenin adı, sahip olunan pozisyon ve ait olduğu yapısal birim. Ayrıca, tabi olma, bir pozisyonu doldurma ve işten çıkarma prosedürünün yanı sıra eğitim ve öğretim gerekliliklerini de gösterir.nitelikler.
2. Sorumluluklar. Bu bölüm, çalışanın sorumluluklarının bir listesini ve bunları uygulamanın yollarını sağlar.
3. Bir çalışanın hakları, yani görevlerin etkin bir şekilde yerine getirilmesine katkıda bulunan tüm ek fırsatlar.
4. Sorumluluk. Bu bölüm uyarınca yönetim, performans değerlendirmesi, terfi veya ceza ile ilgili kararlar alır.
5. İlişkiler. Bu bölüm, bir çalışanın görevlerini yerine getirirken sahip olabileceği harici ve dahili bölümlerle olan tüm iletişimleri yönetir.

İş tanımı hazırlamanın ilkeleri

Bu tür belgelerin hazırlanmasının normatif temeli, yöneticilerin, uzmanların ve diğer çalışanların pozisyonları için Yeterlilik Rehberidir (1998). Gelişimi sırasında, pozisyonun tanımına ve çalışanın görevlerini yerine getirmesi için koşullara büyük önem verildi. Çalışmanın özellikleri belgenin başlığında yer almaktadır, örneğin, "Sekreterin iş tanımı" (büro müdürü veya baş muhasebeci).

Ayrıca, aynı unvana sahip ancak farklı görevleri olan iki pozisyon varsa, bu farklılıkları yansıtmak için farklı belgeler hazırlanmalıdır. Personel memurunun ofis yöneticisinin görev tanımları, sekreter için aynı yönetmelikten bazı farklılıklar göstermektedir.

Bir ofis yöneticisi için gereksinimler

Pozisyon için adayın şu ya da bu şekilde insanları yönetmesi gerekecek. Bu, küçük bir şirkette sadece birkaç kişi veya büyük bir şirkette tüm idari personel olabilir. Doğal olarak,Başvuru sahibi kendine güvenen bir PC kullanıcısı olmalı ve diğer ofis ekipmanlarıyla (tarayıcı, yazıcı veya faks) çalışabilmelidir. Bir ofis yöneticisi genellikle bir şirketin temsilcisidir, bu nedenle iyi konuşma ve iş mektupları yazma yeteneği bir ön koşuldur. Şirketler çoğu zaman bu tür çalışanların büro işinin temellerini ve iş kanunlarını bilmelerini ister. En az bir yabancı dil bilgisi hala istenen bir beceridir, ancak büyük bir işletmeye başvururken bu zaten zorunlu gereksinimlerden biridir.

Bazı durumlarda, ofis yöneticisi, görevlerini diğer çalışanların işlevleriyle birleştirmek zorundadır. Bu, gerekli becerilerde bir artışa yol açar. Bu nedenle, muhasebeci işlevi gören bir ofis yöneticisi, uygun eğitime ve kendi özel programlarına sahip olmalıdır.

Ana sorumluluklar

Sekreterlik işlevlerine sahip bir ofis yöneticisinin tipik iş tanımı aşağıdaki öğeleri içerir:

• hem gelen hem de giden postaları işleme; şirket içinde yeniden dağıtımı;
• sözleşmeler ve anlaşmalar kapsamındaki yükümlülüklerin yerine getirilmesinin zamanlaması üzerinde kontrol;
• giden arama yapma ve gelen aramaları alma;
• ortak şirketlerin müşterileri ve temsilcileriyle çalışın;
• gerekli kırtasiye malzemelerinin mevcudiyetini izleme;
• ofis ekipmanlarının çalışır durumda tutulması ve arıza durumunda uzmanların aranması;
• çalışma programı içinde zamanın dağılımı (bazılarındavakalar ve lider için);
• gerekli etkinliklerin organizasyonu (toplantılar, konferanslar, iş gezileri, kurumsal partiler);
• toplantı dakikaları;
• kurumsal web sitesine yeni içerik ekleme ve güncelleme.

Bu liste yalnızca temel gereksinimleri içerir. Yapılan iş sözleşmesinin özelliklerine göre başka maddeler de eklenebilir. Örneğin, bir personel memurunun işlevlerine sahip bir ofis yöneticisinin görev tanımı, çalışana tüm raporlama belgelerini zamanında muhafaza etmesi ve sağlaması veya yokluğunda personel departmanı başkanını değiştirmesi talimatını verir.

Ek sorumluluklar

Temel işlevlere ek olarak, bir ofis yöneticisinin iş tanımı, şirketin faaliyetlerine bağlı olarak değişebilen çeşitli görevlerin bir listesini içerir. Bir ofis yöneticisine idari makamlarla çalışması, yani ticaret yapma, bir şirketin veya yan kuruluşun şubesini açma vb. için izin alması emredilebilir.

En sorumlu görevlerden biri, direktörünün yokluğunda şirketin fiili yönetimidir. Elbette bu, ancak çalışanın kendisini sorumlu ve güvenilir bir kişi olarak güvenebileceği bir kişi olarak kabul etmesi durumunda mümkündür. Ek olarak, bir ofis yöneticisinin iş tanımı genellikle genel bir vekaletname verme ihtiyacına ilişkin bir madde içerir. Böyle bir belge olabilirörneğin, yüksek öneme sahip postaları almak için gereklidir.

Gayri resmi gereksinimler

Büyük şirketler genellikle bu pozisyon için adayların, gereksinimler ve sorumluluklar listesinin tam olarak farkında olmaları için önceden örnek bir ofis yöneticisi iş tanımına aşina olmalarına izin verir.

Ancak bu tür yetkilere sahip olsa bile, başvuru sahibi, işletmenin birçok çalışanından biri olmaya devam ettiğini anlamalıdır. Bu konuda iş tanımında belirtilmeyen hususları unutmamak gerekir. Sekreterlik işlevlerine sahip bir ofis yöneticisi, gerektiğinde dağıtabilmek için zamana duyarlı bir kişi olmalıdır.

İş Akışı Görevleri

İşinin en önemli şartı verimliliktir, bu nedenle böyle bir pozisyonda olan bir kişi, ofis malzemelerini ekonomik olarak harcamak, tüketilen elektrik miktarını kontrol etmek zorundadır.

Şirketin diğer çalışanları için, ofis yöneticisi neredeyse baş ile aynı düzeyde sorumludur. Bu nedenle, çalışma koşullarının kabul edilen sıhhi standartlara ve güvenlik kurallarına uygun olmasını sağlamalıdır. Son olarak, doğrudan görevlerini yerine getirirken, ofis yöneticisi gizli belgelere erişir, bu nedenle gerekliliklerden biri, ticari sırların veya şirketin pazardaki konumuna zarar verebilecek diğer bilgilerin ifşa edilmemesine ilişkin bir anlaşmanın imzalanmasıdır.

Doğru ofis-yönetici

Tabii ki, bu kadar çok sayıda görevin yerine getirilmesi çalışanın özel haklardan yararlanmasına olanak tanır. Ayrıca ofis yöneticisinin iş tanımında da belirtilmiştir. Bazılarının gizli bilgilere erişme yeteneği gibi özü, doğrudan iş sorumluluklarını yerine getirme ihtiyacından kaynaklanmaktadır. Diğerleri güç ayrıcalıklarıyla ilişkilidir. Bu nedenle, ofis yöneticisi, üretim belgelerindeki ihmal yoluyla yaptıkları hataların geri kalan çalışanlarından düzeltilmesini talep etme, onlar için teşvik miktarını belirleme veya ihmal edenlere ceza uygulama hakkına sahiptir.

Genellikle ofis yöneticisi, çalışanlar ve yöneticiler arasındaki bağlantıdır. Bu pozisyon, daha iyi çalışma koşulları için çaba göstermesine ve hem tek bir departmanın hem de bir bütün olarak işletmenin çalışma kalitesinin iyileştirilmesi için toplu istekler sunmasına olanak tanır.

Satış departmanının ofis yöneticisinin iş tanımının özellikleri

Ofis yöneticileri uzun zamandır büyük ve küçük şirketlerde vazgeçilmez olmuştur, bu nedenle böyle bir boşluğu doldurmak için bazı özel becerilere ihtiyaçları vardır. Yaygın bir durum, birkaç ofis yöneticisinin aynı kuruluşta, üzerinde bir üst düzey yöneticinin bulunduğu özel işlevlerle çalışmasıdır. Görev tanımları temelde aynıdır, ancak ek işlevlerde farklılık gösterir.

Dolayısıyla, bir ofis müdürü satış departmanında çalışıyorsa, iş tanımı aşağıdaki gibi öğeleri içerebilir:

• yeni satış noktaları arayın;
• talep yapısındaki değişiklikleri izleme;
• Mükemmel satışlara ilişkin raporlama dokümanlarının hazırlanması;
• Siparişleri almak ve müteakip işlemleri için müşteriyle doğrudan çalışma;
• Müşterileri ürün yelpazesindeki olası değişiklikler ve fiyatların yeniden hesaplanması hakkında bilgilendirmek için çalışmak;
• gerekli toplantıları organize edin;
• mal tedariki için sözleşmeler imzalamak.

Başka gereksinimler, şirket tarafından sunulan malların özellikleriyle ilgili olabilir. Şirket gayrimenkul alım satımıyla uğraşıyorsa, bir ofis yöneticisinin görevleri arasında bilgi kitapçıklarının hazırlanması ve belirli belgelerin yürütülmesi yer alabilir.

Ofis yöneticisinin sorumluluğu

Görevlerini yerine getirmemeleri, ticari sırların ifşası dahil suçları işlerken veya şirketin imajını zedeleyen diğer eylemlerde, ofis yöneticisi idari, hukuki normlara uygun olarak sorumludur. ve suç kodları. Kuruluşa maddi zarar verilmişse, ceza iş kanunu hükümlerine göre verilir.